MANFAAT DAN PENTINGNYA SOP UNTUK PERUSAHAAN DISTRIBUTOR DAN MANUFACTURING

Pembuatan SOP tentunya sangat membantu perusahaan disisi operasional sehingga ketika perusahaan ditinggalkan oleh karyawannya karena cuti, mengundurkan diri, atau adanya halangan lainnya perusahaan masih bisa dioperasikan dengan bantuan SOP. Adanya SOP perusahaan akan dalam posisi :

1. Terdapat aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
2. Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
3. Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)                            

SOP memiliki isi antara lain :

1. Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha, analisis dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Konsultan akan mencari informasi sejelas dan selengkap mungkin dari karyawan langsung maupun pimpinan dan bahkan pada pemilik perusahaan secara langsung.
2. Mendesain kembali struktur organisasi, Job des, job spesikasi setiap jabatan dalam organisasi dan identifikasi proses bisnis yang ada di perusahaan.
3. Survei, melakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Melakukan juga interview bila diperlukan.
4. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
5. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
6. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri bersama konsultan dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
7. Draft SOP, menyiapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
8. Persetujuan, meminta persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

TRAINING SOP

Lebih kepada pengenalan SOP yang sudah disusun beserta pembuatan check-list agar SOP bisa dilaksanakan dengan baik.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Konsultan akan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Apabila bapak/ibu membutuhkan jasa kami dalam pembuatan SOP, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com