“Hari gini masih melakukan pencatatan
manual....kuno!” kata-kata ini mungkin yang terlontar dari seorang IT jika
melihat distributor mengerjakan pencatatan penjualan, pembelian dan
administrasi lainnya dengan ditulis tangan. Bukannya merendahkan distributor
yang belum menggunakan IT dalam proses bisnisnya, tetapi kalau sampai hari ini ada
distributor belum menggunakan software apapun dalam bisnisnya, berarti
distributor tidak hanya ketinggalan zaman, tetapi sudah pada tahap akan bunuh
diri.
Memang sebelum ada komputer,
perdagangan dilakukan secara manual. Pencatatan juga dilakukan dengan sederhana
yang semuanya serba manual, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi, kecepatan
berproses untuk layanan pelanggan membutuhkan alat bantu. Alat bantu bisa dalam
bentuk software distribusi. Alat ini cukup membantu baik disisi principal
maupun distributor, bahkan beberapa Principal menginvestasikan uangnya hanya
untuk mengetahui informasi terkini mengenai penjualan produknya di seluruh
pelosok negeri melalui software yang dibelinya.
Informasi-informasi yang sering
diinginkan adalah tebaran produk dan program promosi yang dilakukan. Pencatatan
program tersebut hingga proses klaim kepada principal. Pertumbuhan pelanggan
dan daya serap produk per item. Serta informasi lain yang intinya sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan strategis Principal dalam menghadapi suatu
persaingan. Ini disisi Principal. Sedangkan di sisi distributor tentu saja
dengan adanya software bisa mencatat banyak hal, mulai barang datang, barang
keluar, laporan neraca dan rugi laba. Pengelolaan piutang dan pemilahan
customer berdasarkan kontribusi pembelian. Bagi distributor dengan menggunakan
software distribusi (akuntansi) distributor dapat lakukan pengadministrasian
lebih baik.
Seperti yang tidak terpikirkan bahwa
sebenarnya distributor seringkali mengalami banyak kerugian disisi selisih stok
yang diakibatkan kehilangan oleh pencurian, salah mencatat, salah kirim, rusak
digigit tikus, serta lainnya. Kejadian ini tentu saja akibat tidak menggunakan
software. Tetapi apabila menggunakan software maka kejadian shrinkage
(penyusutan) yang disebabkan hal-hal diatas bisa diminimalkan. Ada beberapa
software yang biasa digunakan dalam kegiatan distribusi barang antara lain :
Fina Distro, Firmus DMS, Scylla Sofware, Omega Accounting, Sevent Soft,
Accurate Enterprise serta banyak lagi lainnya yang bisa digunakan untuk
pencatatan. Ada beberapa sofware accounting untuk Distributor yang tidak
terlalu detail pelanggannya bisa menggunakan software sederhana yang
dikeluarkan oleh Zahir.
Pemilihan software sebaiknya
disesuaikan dengan proses bisnis distributor. Apabila setiap hari harus
mencetak faktur penjualan lebih dari 200 pelanggan, maka sebaiknya mencari
software yang cukup baik untuk menunjang bisnis distributor. Begitu pula bila
distributor juga memiliki banyak gudang sehingga proses pencatatan di gudang
harus selalu dilakukan pencocokan, sebaiknya mencari software yang bisa on line
ataupun semi on line untuk mengcover kondisi-kondisi yang ada. Oleh sebab itu
sebelum melakukan pemilihan software sebaiknya meninjau proses bisnis
distributor, gudang yang digunakan, jumlah pelanggan, aktivitas program promosi
sejauh mana intensitasnya, cara penjualan produk ke pelanggan apakah kredit
atau tunai. Jika dilakukan kredit, maka dibutuhkan software yang sedikitnya
dapat menyajikan data dalam pengelolaan piutang customer.
Dibawah ini terdapat contoh product
knowledge mengenai Fina Distro yaitu Software untuk distribusi keluaran
Imamatek.
FINA for Distributor adalah sebuah varian dari FINA
Business & Accounting Software yang didesain khusus untuk membantu
memperlancar operasi perusahaan distribusi.
FINA for Distributor memiliki fitur khusus untuk
perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, antara lain:
·
Credit limit controller berdasarkan SO. Dengan kata
lain, SO yang masuk sudah memotong credit limit customer yang bersangkutan
·
Loading: Sistem untuk mengubah SO yang sudah dibuat
menjadi picking list untuk memuat barang yang akan dikirim ke customer.
Sistem ini juga sekaligus akan menciptakan Delivery Order secara otomatis
·
Discount Promo: Sistem bisa
menghitung discount promo dengan berbagai parameter, antara lain: Tanggal,
customer, item category, item, jumlah kuantitas yang berjenjang. Discount
dapat berupa barang, persentase maupun rupiah
·
Multi Unit of Measurement: Anda bisa mengisi
kuantitas barang yang dijual dalam 3 unit yang berbeda di dalam 1 baris
Dari segi fitur, varian FINA for Distributor memiliki
semua fitur yang ada di FINA Anywhere
FINA for Distributor telah terbukti sukses
diimplementasi di beberapa perusahaan, antara lain: PT. Topindo Atlas Asia (Top 1 Oil)
dan PT Gunung
Slamat (Teh Sosro & Cap Botol).
|
Product knowledge di atas mencoba
memberikan wawasan kepada kita mengenai software distribusi yang sebaiknya
dipilih, minimal memiliki berbagai komponen yang disebutkan dalam kotak product
knowledge di atas. Secara ringkas memang sebaiknya minimal ada tools yang bisa
membantu pencatatan dalam proses bisnis kita agar dapat ditekan kesalahan,
kehilangan bahkan kerugian yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan secara
elektronik, tetapi semua dilakukan secara manual! Semoga bermanfaat!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar