Senin, 23 Desember 2013

DISTRIBUTOR YANG MANAGEMENTNYA BAGUS PASTI MENGGUNAKAN SOFTWARE ACCOUNTING

“Hari gini masih melakukan pencatatan manual....kuno!” kata-kata ini mungkin yang terlontar dari seorang IT jika melihat distributor mengerjakan pencatatan penjualan, pembelian dan administrasi lainnya dengan ditulis tangan. Bukannya merendahkan distributor yang belum menggunakan IT dalam proses bisnisnya, tetapi kalau sampai hari ini ada distributor belum menggunakan software apapun dalam bisnisnya, berarti distributor tidak hanya ketinggalan zaman, tetapi sudah pada tahap akan bunuh diri.
Memang sebelum ada komputer, perdagangan dilakukan secara manual. Pencatatan juga dilakukan dengan sederhana yang semuanya serba manual, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi, kecepatan berproses untuk layanan pelanggan membutuhkan alat bantu. Alat bantu bisa dalam bentuk software distribusi. Alat ini cukup membantu baik disisi principal maupun distributor, bahkan beberapa Principal menginvestasikan uangnya hanya untuk mengetahui informasi terkini mengenai penjualan produknya di seluruh pelosok negeri melalui software yang dibelinya.
Informasi-informasi yang sering diinginkan adalah tebaran produk dan program promosi yang dilakukan. Pencatatan program tersebut hingga proses klaim kepada principal. Pertumbuhan pelanggan dan daya serap produk per item. Serta informasi lain yang intinya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan strategis Principal dalam menghadapi suatu persaingan. Ini disisi Principal. Sedangkan di sisi distributor tentu saja dengan adanya software bisa mencatat banyak hal, mulai barang datang, barang keluar, laporan neraca dan rugi laba. Pengelolaan piutang dan pemilahan customer berdasarkan kontribusi pembelian. Bagi distributor dengan menggunakan software distribusi (akuntansi) distributor dapat lakukan pengadministrasian lebih baik.
Seperti yang tidak terpikirkan bahwa sebenarnya distributor seringkali mengalami banyak kerugian disisi selisih stok yang diakibatkan kehilangan oleh pencurian, salah mencatat, salah kirim, rusak digigit tikus, serta lainnya. Kejadian ini tentu saja akibat tidak menggunakan software. Tetapi apabila menggunakan software maka kejadian shrinkage (penyusutan) yang disebabkan hal-hal diatas bisa diminimalkan. Ada beberapa software yang biasa digunakan dalam kegiatan distribusi barang antara lain : Fina Distro, Firmus DMS, Scylla Sofware, Omega Accounting, Sevent Soft, Accurate Enterprise serta banyak lagi lainnya yang bisa digunakan untuk pencatatan. Ada beberapa sofware accounting untuk Distributor yang tidak terlalu detail pelanggannya bisa menggunakan software sederhana yang dikeluarkan oleh Zahir.
Pemilihan software sebaiknya disesuaikan dengan proses bisnis distributor. Apabila setiap hari harus mencetak faktur penjualan lebih dari 200 pelanggan, maka sebaiknya mencari software yang cukup baik untuk menunjang bisnis distributor. Begitu pula bila distributor juga memiliki banyak gudang sehingga proses pencatatan di gudang harus selalu dilakukan pencocokan, sebaiknya mencari software yang bisa on line ataupun semi on line untuk mengcover kondisi-kondisi yang ada. Oleh sebab itu sebelum melakukan pemilihan software sebaiknya meninjau proses bisnis distributor, gudang yang digunakan, jumlah pelanggan, aktivitas program promosi sejauh mana intensitasnya, cara penjualan produk ke pelanggan apakah kredit atau tunai. Jika dilakukan kredit, maka dibutuhkan software yang sedikitnya dapat menyajikan data dalam pengelolaan piutang customer.
Dibawah ini terdapat contoh product knowledge mengenai Fina Distro yaitu Software untuk distribusi keluaran Imamatek.
FINA for Distributor adalah sebuah varian dari FINA Business & Accounting Software yang didesain khusus untuk membantu memperlancar operasi perusahaan distribusi.
FINA for Distributor memiliki fitur khusus untuk perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, antara lain:
·        Credit limit controller berdasarkan SO. Dengan kata lain, SO yang masuk sudah memotong credit limit customer yang bersangkutan
·        AR Management: Sebuah sistem untuk mengatur agar jadwal tukar faktur bisa tepat waktu
·        Loading: Sistem untuk mengubah SO yang sudah dibuat menjadi picking list untuk memuat barang yang akan dikirim ke customer. Sistem ini juga sekaligus akan menciptakan Delivery Order secara otomatis
·        Discount Promo: Sistem bisa menghitung discount promo dengan berbagai parameter, antara lain: Tanggal, customer, item category, item, jumlah kuantitas yang berjenjang. Discount dapat berupa barang, persentase maupun rupiah
·        Multi Unit of Measurement: Anda bisa mengisi kuantitas barang yang dijual dalam 3 unit yang berbeda di dalam 1 baris
·        Collection: Anda bisa melakukan proses collection dan pelunasan Invoice secara cepat
Dari segi fitur, varian FINA for Distributor  memiliki semua fitur yang ada di FINA Anywhere
FINA for Distributor telah terbukti sukses diimplementasi di beberapa perusahaan, antara lain: PT. Topindo Atlas Asia (Top 1 Oil) dan PT Gunung Slamat (Teh Sosro & Cap Botol).


Product knowledge di atas mencoba memberikan wawasan kepada kita mengenai software distribusi yang sebaiknya dipilih, minimal memiliki berbagai komponen yang disebutkan dalam kotak product knowledge di atas. Secara ringkas memang sebaiknya minimal ada tools yang bisa membantu pencatatan dalam proses bisnis kita agar dapat ditekan kesalahan, kehilangan bahkan kerugian yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan secara elektronik, tetapi semua dilakukan secara manual! Semoga bermanfaat!

Tidak ada komentar:

Posting Komentar