Beberapa hal yang sering tidak
diketahui oleh calon pengguna software, dan kenapa akhirnya mereka gagal
menggunakan software. Pengguna software khususnya accounting selalu memilih
yang murah meriah bahkan yang gratis. Ada yang bilang ada barang ada rupa,
bukan itu saja yang dimaksud di sini. Bahkan yang penting fungsi dari software
itu sendiri, sedangkan kapasitas, data base, fitur-fitur menjadi nomer dua.
Baiklah, itu semua memang keinginan pelanggan yang penting murah meriah, dan
software bisa dipakai. Itu adalah tipe pelanggan yang pertama.
Lalu bagaimana tipe pelanggan
yang kedua. Tipe pelanggan yang kedua selalu menginginkan software accounting
khususnya adalah software yang cukup baik dan bagus. Masalah harga menjadi
masalah nomer dua.
Permasalahan keduanya kemudian
muncul, ternyata membeli software baik yang murah dan mahal memiliki problem
yang sama, yaitu ketika diimplementasikan terjadi problem. Problemnya apa?
Software yang digunakan tidak efektif, sebab pekerja masih melakukan pekerjaan-pekerjaan
lamanya yaitu menggunakan program Excel, yang nota bene pekerjaan sebelumnya.
Sehingga dengan adanya software, karyawan malah memiliki pekerjaan yang
bertambah. Padahal tujuan dari penggunaan software adalah membuat karyawan
bekerja dengan ringan dan efektif.
Lalu problem lainnya adalah
pemilik usaha ternyata kurang memahami apabila tidak semua orang harus
melakukan input data sehingga lisensi yang dibutuhkan tidak sebanyak pada saat
ini, karena tergiur dengan program penjualan penjual software akhirnya
banyaknya lisensi/user yang bisa semuanya menginput data maka rusaklah software
tersebut. Sebagai contoh, untuk buku besar, di software sudah bisa menghitung
secara otomatis. Sedangkan karyawan tetap memaksa akan membuat buku besar
seperti melakukan pekerjaan sebelumnya.
Problem yang sering ditemui
lainnya adalah semua orang bisa mengakses pekerjaan atau fitur-fitur yang bukan
menjadi wewenangnya, hal ini menjadi rahasia perusahaan terbuka untuk umum. Ini
disebabkan keinginan pemilik usaha, bahwa semua orang/karyawan wajib bekerja.
Padahal menggunakan software tidak semua orang boleh input. Sebab di software
hanya berlaku satu inputan. Misalnya penjualan, input sales order, tidak perlu
input invoice dan faktur pajak. Cukup menggunakan data sales order maka bisa
cetak invoice dan faktur pajak, bahkan surat jalannya. Dis software hanya perlu
3 poin utama yaitu input, cetak dokumen dan membaca laporan. Nah, hal ini
dikarenakan ketidaktahuan implementor harus menerapkan hak akses untuk setiap
karyawan.
Lalu bagaimana atasi hal ini?
Pemilik usaha membutuhkan BA (Business
Analyst) yang akan membantu mulai fungsi jabatan karyawan, flow dokumen
yang akan dikerjakan, serta siapa yang membaca laporan. Dengan adanya seorang
Business Analyst, software dapat diimplant dengan lancar tidak perduli harga
software tersebut. Business Analyst akan
memetakan setiap fungsi di perusahaan sesuai dengan software yang digunakan.
Begitu pula dengan laporan yang dibutuhkan perusahaan dapat dikaitkan dan
disesuaikan. Khususnya program akunting yang jadi di sana terdapat ratusan
laporan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam operasional bisnisnya.
Semoga artikel ini dapat membantu pembaca. Kuala Namu Airport, Medan. Frans M.
Royan
