CARA EFEKTIF MENDAPATKAN KONSULTAN SOFTWARE SOLUSI BISNIS

Software solusi bisnis bukan hanya software accounting yang selama ini banyak ditawarkan lewat media masa koran, tabloit maupun iklan lainnya. Termasuk yang lewat internet. Software solusi bisnis dapat berupa software accounting itu sendiri, bisa pula software khusus manufacturing atau pabrik. Lalu software pay Roll & HRD, atau software promosi yaitu sms blast. Ini adalah sebagian software yang umumnya dipakai oleh berbagai industri baik trading, retail maupun manufacturing. Hanya masalahnya banyak kendala yang dihadapi oleh pemakai software akibat langsung berurusan dengan programer yang mengaplikasikan di perusahaan.

Seperti yang diketahui di perusahaan tidak memiliki proses bisnis yang sama dengan perusahaan lainnya. Inilah yang menjadi kendala sehingga, aplikator software menjalankan perintah lakukan instalasi, training setelah itu selesailah sudah tugasnya. Tidak semudah itu ternyata, banyak hal-hal kecil yang ternyata tidak diperhatikan. Misalnya setiap karyawan tidak memiliki fungsi yang terspesialisasi, sehingga semua karyawan memiliki hak akses yang sama. Pekerjaan tumpang tindih ini bisa mengakibatkan program di software error. Sehingga harus menghubungi trainer dan aplikator software, dan karena yang dilayani trainer dan aplikator cukup banyak. Seringkali pengguna software terlambat untuk dilayani, sementara pekerjaan di kantor menumpuk bukan main. Software akhirnya ditinggalkan dan karyawan bekerja dengan pola yang lama. Maka gagalah penggunaan software di perusahaan apabila software house tidak memiliki tim maintenace yang cukup handal. 

Bagaimana mengatasi hal ini agar tidak terjadi kekacauan pada saat pertama kali menjalankan software untuk bisnis kita.

Carilah konsultan yang bisa menganalisa bisnis proses yang ada di perusahaan, sebab dari hasil analisa yang dilakukan akan muncul beberapa hal yang menunjang pengaplikasian software. Antara lain : struktur organisasi yang ideal, job description yang terspesialisasi, job specification karyawan untuk setiap posisi apakah sudah tepat, flow proses bisnis yang ideal, dan hal-hal berkaitan dengan laporan yang dibutuhkan akan dianalisa. Dengan diperolehnya laporan seperti ini maka pengaplikasian  software dapat dilakukan dengan baik. Begitu pula dengan training penggunaan software bisa lebih terarah.

Serta yang paling penting dari semua itu, hak akses penggunaan software dapat di-setting dengan baik, dengan demikian keamanan data dapat terjaga dengan baik. Oleh sebab itu sebaiknya tidak mengambil resiko dengan harga murah software, tetapi cek kembali khususnya di sisi layanan maintenance, awal aplikasi prosedurnya bagaimana, apakah ada pendampingan dari konsultan manajemen atau tidak. Semua itu menjadi pertimbangan agar semuanya bisa berjalan lancar. Sedangkan bagaimana cara efektif untuk mendapatkan konsultan di sistem manajemen?

1. Pilih konsultan yang memiliki pengetahuan dan pengalaman sedikitnya dibidang software solusi bisnis, pernah mendesain sistem perusahaan dan implant software serta memantau perjalanan bisnis yang telah didesain sistem manajemen dan teraplikasi dengan software bisnis.
2. Konsultan sedikitnya juga seorang praktisi yang pernah bekerja dengan perusahaan Nasional maupun multi nasional Company.
3. Konsultan yang saat ini juga memiliki bisnis dibidang software dan aplikasi lainnya.
4. Konsultan juga telah menangani berbagai Industri yang beragam.

Apabila dengan informasi ini masih belum mendapatkan manfaat atau kesulitan menemukan konsultan yang dimaskud, segeralah email ke groedu@gmail.com dan telphon ke 0818521172. Semoga bapak/ibu bisa terbantu.

BEBERAPA PENYEBAB GAGALNYA IMPLANT SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN MANUFACTURING, DISTRIBUTOR, DAN RETAIL

Seorang programer software mass production mengeluh betapa sulitnya ketika melakukan implant software di perusahaan. Permasalahan yang dihadapi adalah perusahaan merasa sudah tahu banyak tentang "harus bagaimana" tetapi tidak tahu "bagaimana melakukan". Programer diundang tujuannya adalah menyelesaikan ketidakefektipan pekerjaan di perusahaan. Setelah terdapat pencocokan antara fitur software dan kebutuhan yang ada di perusahaan. Biasanya terjadi kesepakatan dalam penggunaan software. Tetapi betapa terkejutnya software yang tadi sudah dipilih dan dinyatakan akan membantu banyak di perusahaan, ternyata tidak bisa berjalan dengan baik. Setelah dicek, ternyata beberapa hal yang menjadi penyebabnya. Beberapa penyebab kegagalan tersebut antara lain :

1. Fungsi jabatan karyawan masih kacau tidak ada batas pemisah antara satu dengan yang lainnya. Cenderung, setiap fungsi bisa melakukan fungsi jabatan yang lain. Kondisi tidak terspesialisasi ini membuat sulitnya implan software di perusahaan. Seperti yang diketahui, agar software dapat digunakan secara maksimal, diperlukan hak akses yang tidak sama satu dengan yang lainnya. Tujuannya kenapa tiap fungsi tidak boleh berfungsi seperti fungsi jabatan lain, supaya hak akses ke software jelas. Ada tanggung jawab dan keamanan data yang bisa dijamin, sebab software mampu memunculkan rekam jejak telusur resiko-resiko manipulasi yang dilakukan oleh karyawan. Dengan menspesialkan setiap fungsi jabatan, tangung jawab karyawan jelas. dan implant software akan sesuai dengan alur program.
2. Kecenderungan karyawan tidak mau bekerja sesuai fungsinya. Kalau hal ini tidak diatur terlebih dahulu, maka implant software semakin sulit. Program yang semestinya bisa berjalan dengan baik oleh karena karyawan tidak bekerja sesuai fungsinya, maka kemacetan program bisa terjadi. Level staff sering diidentifikasi menyebabkan software yang ada di perusahaan tidak bisa dijalankan. Apalagi jika ditunggangi oleh tujuan-tujuan lain yang ternyata mensabot kepentingan perusahaan.
3. Flow input - proses dan output belum didesain dengan benar, sehingga terdapat kesulitan ketika lakukan implementasi. Misalnya ketika marketing lakukan penjualan prosedurnya diijinkan jika penjualan tunai barang bisa langsung diambil di gudang. Nah, di program yang standard tidak seperti itu. Semua penjualan baik tunai dan kredit selalu melalui pintu input sales order, setelah sales order diinput, diterbitkan invoice, pada saat ini dengan data yang sama di software bisa dicetak surat jalan (BAST-red : Berita Acara serah terima barang). Surat jalan inilah yang bisa dipakai untuk ambil barang di gudang. Dan orang gudang tidak bisa sembarangan keluarkan barang jika tidak ada surat jalannya. Begitu pula sebaliknya jika di gudang tidak ada stok, apabila menjual dengan tunai atau kredit, sales order tidak bisa diinput begitu pula tidak bisa cetak invoice dan surat jalan.
4. Diperusahaan juga tidak ada yang mengotorisasi kegiatan yang berkaitan dengan dokumen/form-form sehingga kalau terjadi masalah tidak ada yang bertanggung jawab. Sehingga perlu penunjukan seorang yang bertanggung jawab untuk hal ini. Apabila belum ada wajib dibentuk, dan apabila tidak dibentuk akan sulit konsultant software mengarahkan pengendalian hak akses di software, pencetakan form-form dan siapa yang menbgendalikan form-form.

Oleh sebab itu sebelum tahap implementasi software accounting perlu indentifikasi awal mengenai desain sistem manajemen beserta flownya, supaya penggunaan software accounting bisa dilakukan dengan lancar. Perlu diingat bahwa software accounting tidak hanya berkaitan dengan kegiatan pencatatan keuangan semata, tetapi mencakup aktivitas lainnya yang meliputi : penjualan, pembelian, Inventory, job costing (proses produksi sederhana), serta pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan. Apabila bapak/ibu sudah memakai software tetapi belum berjalan lancar, silahkan cek ulang kondisi-kondisi diatas. Apabila masih belum menemukan penyelesaian yang tepat silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.

MANFAAT DAN PENTINGNYA SOP UNTUK PERUSAHAAN DISTRIBUTOR DAN MANUFACTURING

Pembuatan SOP tentunya sangat membantu perusahaan disisi operasional sehingga ketika perusahaan ditinggalkan oleh karyawannya karena cuti, mengundurkan diri, atau adanya halangan lainnya perusahaan masih bisa dioperasikan dengan bantuan SOP. Adanya SOP perusahaan akan dalam posisi :

1. Terdapat aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
2. Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
3. Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)                            

SOP memiliki isi antara lain :

1. Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha, analisis dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Konsultan akan mencari informasi sejelas dan selengkap mungkin dari karyawan langsung maupun pimpinan dan bahkan pada pemilik perusahaan secara langsung.
2. Mendesain kembali struktur organisasi, Job des, job spesikasi setiap jabatan dalam organisasi dan identifikasi proses bisnis yang ada di perusahaan.
3. Survei, melakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Melakukan juga interview bila diperlukan.
4. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
5. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
6. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri bersama konsultan dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
7. Draft SOP, menyiapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
8. Persetujuan, meminta persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

TRAINING SOP

Lebih kepada pengenalan SOP yang sudah disusun beserta pembuatan check-list agar SOP bisa dilaksanakan dengan baik.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Konsultan akan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Apabila bapak/ibu membutuhkan jasa kami dalam pembuatan SOP, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com

PANDUAN MEMILIH SOFTWARE ACCOUNTING UNTUK PERUSAHAAN BARU

Sekarang ini peluang usaha semakin banyak yang dicari pemilik modal. Peluang usaha yang sudah dijajaki dan didirikan akan memiliki peluang yang cukup besar untuk berkembang apabila cara pengelolaannya sudah tentu sudah sangat benar. Namun apabila cara pengelolaannya tidak benar maka usaha yang didirikan akan berumur seperti jagung. Kemarin berdiri mungkin esok tumbang. Oleh sebab itu rancanglah manajemen bisnis dengan benar agar usaha yang dijalankan benar-benar bisa berkesinambungan. Langkah-langkah utama yang harus dilakukan sebelum berusaha adalah :

1. Risetlah peluang pasarnya termasuk pangsa pasar yang akan dibidik.
2. Kalau jadi follower maka pelajari kesuksesan para pionir di bisnis yang sedang kita cari. Pelajari pula kegagalan dari para follower lainnya dalam bisnis yang sama dan yang sudah tumbang.
3. Tinjauhlah permodalan usaha sehingga kita bisa menentukan skala bisnis yang akan dibangun.

Dirikan usaha dengan mempertimbangkan hal-hal di bawah ini :

1. Leader yang akan kita ajak kerja sama di dalam usaha ini, jika kita mau berpartner. Tapi kalau mau dikelola sendiri, tinjaulah diri sendiri bagaimana nanti cara memimpin dan membawa perusahaan sesuai dengan kaidah sukses yang kita inginkan.
2. Buatlah sistem manajemen dengan memperhatikan : struktur organisasi, job des dan job spesifikasi, flow chart kerja dan SOP-nya, lembar-lembar kerja lainnya dan aturan main lainnya.

Pilihlah software yang bisa menunjang usaha apabila usaha diinginkan dapat berkembang menjadi usaha yang beranak-pinak. Maka yang perlu diperhatikan dalam memilih software accounting adalah dengan langkah-langkah berikut :

• Pelajari proses bisnis yang ada di perusahaan yang dibangun, mulai input -proses dan output. Karena proses bisnis ini sangat menentukan dalam memilih software termasuk budget yang dibutuhkan. 
• Tinjaulah fitur-fitur software dasar yang ada di dalam software, apabila kita memilih software yang sudah jadi antara lain : pembelian, penjualan, laporan keuangan, inventory, laporan-laporan pendukung lainnya. Bisa on line atau tidak, kalau kita punya lokasi banyak hal ini perlu dipertimbangkan supaya kita bisa meng-up date penjualan secara real time dan laporan pengeluaran secara real time pula.
• Tanyakan berapa banyak maintenace peoplenya sebab hal ini sangat berpengaruh pada maintenace software yang kita butuhkan. Khususnya apabila software yang kita gunakan adalah software tailor made. Kalau software yang sudah jadi, umumnya untuk software yang sudah teruji memiliki tim khusus dalam memaintenace software di setiap klien yang ada.
• Sesuaikan dengan budget yang kita muliki ketika akan memilih software yang kita butuhkan. Jangan enggan sampaikan budget yang kita miliki sebab konsultan software akan membantu apabila budget dari pihak klien ingin disesuaikan tanpa mengurangi optimalisasi software yang akan dibeli.

Nah, poin-poin di atas adalah hal-hal penting yang mesti kita perhatikan agar pemilihan software accounting yang mau kita beli selaras dengan kebutuhan dan budget yang kita miliki. Semoga artikel ini bermanfaat, apabila ada beberapa informasi tambahan yang ingin didapat silahkan sms ke 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Selamat sukses!

CARA EFEKTIF IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOFTWARE PERUSAHAAN ANDA SEBELUM MEMBELI SOFTWARE

Terkadang banyak hal yang tidak kita ketahui sebagai pengguna Software. Keinginan kita jika berkaitan dengan akunting yaitu software bisa mencatat kas keluar dan masuk, software bisa mencatat penjualan customer, selebihnya kita tidak tahu, mungkin bisa juga mencatat stok, dan terlepas dari itu ternyata software memiliki banyak sekali fitur yang membuat bisnis kita menjadi sangat efektif. Oleh sebab itu sebelum memilih sebuah software sebenarnya identifikasi awal dahulu kebutuhan dari perusahaan. Nah, cara mengindentifikasi secara praktis gunakanlah langkah-langkah seperti di bawah ini : 

1. Cek terlebih dahulu proses-proses yang ada di dalam perusahaan. Proses paling inti biasanya meliputi : apakah ada penjualan, ada administrasi keuangan, pembelian dan ada proses produksi. Urutkan input - proses dan output dari pada input tersebut. Misalnya ketika kita menginput penjualan maka terdapat proses lanjutan, penyiapan barang di gudang, kemudian aktivitas delivery. Ini adalah serangkaian input yang kemudian memunculkan aktivitas lainnya. Cek-lah apakah ada kebutuhan seperti ini. Untuk perusahaan yang berbasis penjualan/trading biasanya ada proses seperti diatas. Jika perusahaan anda diluar itu, maka identifikasi mulai input - proses dan outputnya.
2. Cek pengguna software yang ada di perusahaan. Caranya cek struktur organisasi yang ada di perusahaan, di sana ada level apa saja. Apakah ada manager, supervisor, staff atau karyawan outsourching, sebab dengan mengetahui struktur organisasi ini kita dapat mengidentifikasi siapa yang nanti akan mengunakan software tersebut. Mengetahui hal ini tentu saja berkaitan dengan license yang akan dibeli pada perusahaan software. Lalu berkaitan dengan budget yang harus disediakan untuk membeli software yang akan dipakai.
3. Cek kemampuan dari karyawan kita. Jangan paksakan pada karyawan yang ternyata belum bisa komputer secara basic, sebab untuk mengoperasikan software minimal user bisa komputer secara basic. Dengan memiliki kemampuan komputer secara basic, maka aplikasi software akan bisa dilaksanakan dengan baik, begitu pula trainer bisa dengan lancar mengajarkan input yang harus dilakukan oleh user (penginput) yang diajarkan oleh pihak trainer/konsultan software.
4. Sekali lagi cek agar usaha kita mengaplikasikan komputer di perusahaan bisa berjalan dengan lancar adalah dengan "apakah ada satu orang" yang nanti akan menjadi Management representatif yang memiliki hak akses ke semua fitur software. Sebab pada software tidak semua wilayah bisa diketahui oleh staff, misalnya wilayah keuangan yang mencakup laba. Dengan adanya Management Representatif yang akan memegang hak akses, berarti sudah ditemukan satu orang yang akan membuka hak akses supaya software yang dipakai nantinya bisa maksimal disisi securitynya.

Poin-poin diatas adalah poin-poin penting sebelum kita memutuskan untuk pembelian software. Apabila bapak/ibu masih belum cukup dengan informasi diatas, silahkan bapak ibu dapat menghubungi konsultan software kami di 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Semoga artikel ini sangat membantu.