Seorang programer software mass production mengeluh betapa sulitnya ketika melakukan implant software di perusahaan. Permasalahan yang dihadapi adalah perusahaan merasa sudah tahu banyak tentang "harus bagaimana" tetapi tidak tahu "bagaimana melakukan". Programer diundang tujuannya adalah menyelesaikan ketidakefektipan pekerjaan di perusahaan. Setelah terdapat pencocokan antara fitur software dan kebutuhan yang ada di perusahaan. Biasanya terjadi kesepakatan dalam penggunaan software. Tetapi betapa terkejutnya software yang tadi sudah dipilih dan dinyatakan akan membantu banyak di perusahaan, ternyata tidak bisa berjalan dengan baik. Setelah dicek, ternyata beberapa hal yang menjadi penyebabnya. Beberapa penyebab kegagalan tersebut antara lain :
- Fungsi jabatan karyawan masih kacau tidak ada batas pemisah antara satu dengan yang lainnya. Cenderung, setiap fungsi bisa melakukan fungsi jabatan yang lain. Kondisi tidak terspesialisasi ini membuat sulitnya implan software di perusahaan. Seperti yang diketahui, agar software dapat digunakan secara maksimal, diperlukan hak akses yang tidak sama satu dengan yang lainnya. Tujuannya kenapa tiap fungsi tidak boleh berfungsi seperti fungsi jabatan lain, supaya hak akses ke software jelas. Ada tanggung jawab dan keamanan data yang bisa dijamin, sebab software mampu memunculkan rekam jejak telusur resiko-resiko manipulasi yang dilakukan oleh karyawan. Dengan menspesialkan setiap fungsi jabatan, tangung jawab karyawan jelas. dan implant software akan sesuai dengan alur program.
- Kecenderungan karyawan tidak mau bekerja sesuai fungsinya. Kalau hal ini tidak diatur terlebih dahulu, maka implant software semakin sulit. Program yang semestinya bisa berjalan dengan baik oleh karena karyawan tidak bekerja sesuai fungsinya, maka kemacetan program bisa terjadi. Level staff sering diidentifikasi menyebabkan software yang ada di perusahaan tidak bisa dijalankan. Apalagi jika ditunggangi oleh tujuan-tujuan lain yang ternyata mensabot kepentingan perusahaan.
- Flow input - proses dan output belum didesain dengan benar, sehingga terdapat kesulitan ketika lakukan implementasi. Misalnya ketika marketing lakukan penjualan prosedurnya diijinkan jika penjualan tunai barang bisa langsung diambil di gudang. Nah, di program yang standard tidak seperti itu. Semua penjualan baik tunai dan kredit selalu melalui pintu input sales order, setelah sales order diinput, diterbitkan invoice, pada saat ini dengan data yang sama di software bisa dicetak surat jalan (BAST-red : Berita Acara serah terima barang). Surat jalan inilah yang bisa dipakai untuk ambil barang di gudang. Dan orang gudang tidak bisa sembarangan keluarkan barang jika tidak ada surat jalannya. Begitu pula sebaliknya jika di gudang tidak ada stok, apabila menjual dengan tunai atau kredit, sales order tidak bisa diinput begitu pula tidak bisa cetak invoice dan surat jalan.
- Diperusahaan juga tidak ada yang mengotorisasi kegiatan yang berkaitan dengan dokumen/form-form sehingga kalau terjadi masalah tidak ada yang bertanggung jawab. Sehingga perlu penunjukan seorang yang bertanggung jawab untuk hal ini. Apabila belum ada wajib dibentuk, dan apabila tidak dibentuk akan sulit konsultant software mengarahkan pengendalian hak akses di software, pencetakan form-form dan siapa yang menbgendalikan form-form.
Oleh sebab itu sebelum tahap implementasi software accounting perlu indentifikasi awal mengenai desain sistem manajemen beserta flownya, supaya penggunaan software accounting bisa dilakukan dengan lancar. Perlu diingat bahwa software accounting tidak hanya berkaitan dengan kegiatan pencatatan keuangan semata, tetapi mencakup aktivitas lainnya yang meliputi : penjualan, pembelian, Inventory, job costing (proses produksi sederhana), serta pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan. Apabila bapak/ibu sudah memakai software tetapi belum berjalan lancar, silahkan cek ulang kondisi-kondisi diatas. Apabila masih belum menemukan penyelesaian yang tepat silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar