Nah, celakalah bagi distributor yang tidak menggunakan komputer, kemungkinan-kemungkinan untuk mengumpulkan data base tentu saja akan sulit dilakukan. Meskipun di masa mendatang data base sangat diperlukan. Makanya...hari gini kalau distributor masih belum menggunakan komputer sebagai sarana untuk proses bisnisnya sudah ketinggalan zaman. Persoalannya apabila masih dalam kondisi seperti ini bagaimana mengelola data base dengan baik. Pada uraian selanjutnya akan dipaparkan mengenai langkah-langkah dalam mengelola data base secara manual dan komputerisasi. Tapi sebelumnya sebaiknya kita tinjau dulu kenapa kita sebagai distributor wajib mengelola data base, di bawah ini akan diuraikan mengenai manfaat data base bagi distributor di masa kini dan masa mendatang.
Manfaat data base yang telah penulis identifikasi antara lain: data base bisa digunakan sebagai pengadaan program promosi, data base bisa digunakan untuk membuat skala perioritas layanan, data base bisa digunakan untuk menetapkan pelanggan berkontribusi dan pelanggan tidak berkontribusi, dan pada umumnya data base dianggap sebagai asset perusahaan dan principal untuk memilih mitra kerja samanya acuan yang digunakan antara lain dengan melihat banyak sedikitnya data base customer Distributor. Paling krusial dalam mengelola piutang penjualan acuan pemberian limit kredit dan mengelola piutang customer.
Data base yang dimiliki oleh distributor bisa digunakan sebagai panduan pengadaan program promosi. Program promosi yang dilaksanakan oleh pihak principal adakalanya tidak meluas, nah dengan adanya data base, pihak distributor bisa melakukan pemilihan customer berdasarkan data base yang dimiliki. Melalui data base distributor bisa memilah customer berdasarkan pembelian rata-rata, riwayat pembayaran, produk yang dibeli customer secara rata-rata, serta fokus produk yang mana yang sering dibeli oleh customer. Melalui data base ini bisa ditentukan apakah customer layak diberikan program promosi atau tidak. Dengan cara seperti ini pihak distributor tidak akan banyak kehilangan waktu untuk mencari-cari customer yang mana yang layak untuk diberikan program promosi.
Melalui data base pihak distributor bisa membuat skala perioritas layanan. Untuk pelanggan-pelanggan yang sudah diidentifikasi memiliki kontribusi kepada pihak distributor, tentunya bagi distributor yang ingin melayani mereka dengan lebih, maka distributor sudah ada panduannya. Misalnya pemberian layanan antar “setiap saat”, atau term of payment maupun diskon spesial yang akan diberikan. Melalui data base yang sudah dimiliki tentunya pihak distributor bisa membagi skala perioritasnya dengan baik. Begitu pula mengenai kontribusi pelanggan tersebut, apakah sebanyak 80% sumbangannya terhadap omzet distributor atau tidak. Dari sini pihak distributor bisa meningkatkan layanannya.
Pada umumnya data base memang dianggap sebagai asset perusahaan. Tanpa pelanggan Distributor bukanlah apa-apa dimata principal. Oleh sebab itu sebelum menunjuk distributor sebagai mitra kerjanya, salah satu indikator yang ditentukan adalah banyak sedikitnya data base distributor yang bersangkutan. Selain data base sebagai salah satu indikator penilaian principal, modal dan pengalaman distributor di bidang produk yang dikerjakan selama ini sangat berpengaruh. Khususnya produk-produk FMCG, yang utama adalah banyaknya pelanggan yang dimiliki. Semakin meluas dan banyak, maka akan menjadi daya tarik bagi Principal. Oleh sebab itu merupakan kesalahan fatal jika distributor tidak menghimpun data basenya sedemikian rupa.
Paling penting lagi data base dapat digunakan dalam mengelola piutang penjualan. Acuan pemberian limit kredit dan mengelola piutang customer semua berpulang dari adanya data base customer. Dari mana kita bisa menentukan limit kredit jika tidak memiliki catatan sejarah pembelian para customer kita. Begitu pula bagaimana kita bisa mengelola piutang penjualan jika data dari pelanggan yang “sulit” bayar tidak kita miliki. Bagaimana kita bisa mengelola customer kita dari segi keuangan jika tidak memiliki data base customer. Adanya data base customer tentunya akan sangat membantu kita dalam mengelola piutang, sampai menentukan kesehatan piutang penjualan kita yang ada di luar sana. Mengingat amat pentingnya data base apabila kita melihat berbagai manfaat diatas, dibawah ini akan dipaparkan langkah-langkah menglola data base baik bagi distributor yang sudah beroperasi dengan komputer maupun tidak.
Langkah-langkah pembuatan data Base. Apabila sudah memiliki dari catatan manual, mengkomputerkan menggunakan excel. Jika data base diambil dari pelanggan baru gunakan formulir untuk mendapatkan data base lengkap customer. Data base secara manual amat penting. Bisa diambil dari catatan customer yang sudah pernah menelphon ke distributor, atau komunikasi melalui telephon genggam yang sudah pernah menghubungi dan respon terhadap produk-produk distributor. Atau catatan apa saja yang berhubungan dengan data base customer. Pindahlah semua catatan manual itu ke program komputer dengan pilih Microsoft office Excel, dan semua data customer yang ada untuk dijadikan data base. Setelah itu migrasikan data base tersebut ke software perusahaan jika sudah memiliki software, maka data langsung terisikan di data laporan penjualan pelanggan.
Sementara itu untuk yang sudah memiliki komputer dengan otomatis semua pelanggan yang sudah pernah membeli pada perusahaan data basenya akan tercatat secara langsung di komputer. Namun sayangnya apabila pencatatan awal dari customer jika membeli barang tidak lengkap maka data base yang kita miliki tidak lengkap. Cara untuk membuat lengkap, setiap pelanggan baru yang membeli pada perusahaan wajib mengisi formulir yang berisi nama, alamat, kota, nomer telephon, email atau nomer NPWP. Dengan semakin lengkapnya data yang diberikan oleh customer maka informasi data base yang telah dihimpun akan memiliki banyak manfaat. Misalnya jika kita mengumpulkan angka lahir customer beserta agama atau kepercayaannya. Untuk memberikan layanan dan perhatian lebih baik, maka pihak distributor bekerja sama dengan Principal bisa mengadakan program pemberian hadiah ketika ulang tahun. Atau pengiriman parcel ketika customer sedang merayakan hari raya keagamaan sesuai kepercayaan masing-masing.
Adanya data base yang sudah dihimpun tentu saja akan sangat bermanfaat baik bagi distributor maupun principal. Oleh sebab itu jangan remehkan data base, sebab data base akan sangat berguna bagi kita semua. Khususnya sales people.
