PENTING HADIRNYA SEORANG BUSINESS ANALYST AGAR IMPLANT SOFTWARE BERHASIL

Beberapa hal yang sering tidak diketahui oleh calon pengguna software, dan kenapa akhirnya mereka gagal menggunakan software. Pengguna software khususnya accounting selalu memilih yang murah meriah bahkan yang gratis. Ada yang bilang ada barang ada rupa, bukan itu saja yang dimaksud di sini. Bahkan yang penting fungsi dari software itu sendiri, sedangkan kapasitas, data base, fitur-fitur menjadi nomer dua. Baiklah, itu semua memang keinginan pelanggan yang penting murah meriah, dan software bisa dipakai. Itu adalah tipe pelanggan yang pertama.

Lalu bagaimana tipe pelanggan yang kedua. Tipe pelanggan yang kedua selalu menginginkan software accounting khususnya adalah software yang cukup baik dan bagus. Masalah harga menjadi masalah nomer dua.

Permasalahan keduanya kemudian muncul, ternyata membeli software baik yang murah dan mahal memiliki problem yang sama, yaitu ketika diimplementasikan terjadi problem. Problemnya apa? Software yang digunakan tidak efektif, sebab pekerja masih melakukan pekerjaan-pekerjaan lamanya yaitu menggunakan program Excel, yang nota bene pekerjaan sebelumnya. Sehingga dengan adanya software, karyawan malah memiliki pekerjaan yang bertambah. Padahal tujuan dari penggunaan software adalah membuat karyawan bekerja dengan ringan dan efektif.

Lalu problem lainnya adalah pemilik usaha ternyata kurang memahami apabila tidak semua orang harus melakukan input data sehingga lisensi yang dibutuhkan tidak sebanyak pada saat ini, karena tergiur dengan program penjualan penjual software akhirnya banyaknya lisensi/user yang bisa semuanya menginput data maka rusaklah software tersebut. Sebagai contoh, untuk buku besar, di software sudah bisa menghitung secara otomatis. Sedangkan karyawan tetap memaksa akan membuat buku besar seperti melakukan pekerjaan sebelumnya.

Problem yang sering ditemui lainnya adalah semua orang bisa mengakses pekerjaan atau fitur-fitur yang bukan menjadi wewenangnya, hal ini menjadi rahasia perusahaan terbuka untuk umum. Ini disebabkan keinginan pemilik usaha, bahwa semua orang/karyawan wajib bekerja. Padahal menggunakan software tidak semua orang boleh input. Sebab di software hanya berlaku satu inputan. Misalnya penjualan, input sales order, tidak perlu input invoice dan faktur pajak. Cukup menggunakan data sales order maka bisa cetak invoice dan faktur pajak, bahkan surat jalannya. Dis software hanya perlu 3 poin utama yaitu input, cetak dokumen dan membaca laporan. Nah, hal ini dikarenakan ketidaktahuan implementor harus menerapkan hak akses untuk setiap karyawan.

Lalu bagaimana atasi hal ini? Pemilik usaha membutuhkan BA (Business Analyst) yang akan membantu mulai fungsi jabatan karyawan, flow dokumen yang akan dikerjakan, serta siapa yang membaca laporan. Dengan adanya seorang Business Analyst, software dapat diimplant dengan lancar tidak perduli harga software tersebut.  Business Analyst akan memetakan setiap fungsi di perusahaan sesuai dengan software yang digunakan. Begitu pula dengan laporan yang dibutuhkan perusahaan dapat dikaitkan dan disesuaikan. Khususnya program akunting yang jadi di sana terdapat ratusan laporan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam operasional bisnisnya. Semoga artikel ini dapat membantu pembaca. Kuala Namu Airport, Medan. Frans M. Royan

SOFTWARE ACCOUNTING MASUK PROGRAM ENTREPRENEURSHIP DI UNIVERSITAS CIPUTRA

Sejak dini para mahasiswa Universitas Ciputra setiap hari rabu, khusus untuk pembelajaran dan mentoring entrepreneurship sudah diajari Financial planning, dan tidak hanya melulu fakultas yang berkaitan dengan accounting. Di Ciputra program entrepreneurship wajib diikuti seluruh mahasiswa dari berbagai fakultas. Oleh sebab itu para mahasiswa diwajibkan untuk menghitung keuangan bisnis dengan software accounting, dengan demikian para mahasiswa sudah dikenalkan sejak awal mengenai program software accounting. Pengenalan ini tentu saja untuk memberikan wawasan bagi para mahasiswa bahwa bisnis wajib dibantu oleh tools yang dapat efektif.

Seperti yang diketahui, pada saat ini tidak semua bisnisman mengerti hal ini. Alasan yang paling utama adalah dengan manual saja bisnis sudah bisa dijalankan. Tetapi ketika bisnis sudah menggurita, seiring dengan pertumbuhan usaha, perusahaan banyak kehilangan uang yang berkaitan ditilep karyawan, diembat oleh customer dan dimanipulasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Semua ini tentunya bersumber pada pembukuan manual yang sudah tidak efektif. Oleh sebab itu software accounting sangat dibutuhkan. Selain dapat menghitung jumlah pembelian, penjualan, stok barang di gudang, arus kas keluar dan masuk serta mengontrol pencatatan secara terintegrasi sehingga dapat mengurangi kecurangan, kehilangan dan kebocoran yang diakibatkan kelalaian dan ketidak bertanggung jawaban karyawan.

Software accounting sangat powerfull apabila dipakai oleh bisnis skala menengah sampai besar. Sehingga sangat tepat apabila Universitas Ciputra dalam program entrepreneurshipnya mulai mengenalkan software accounting ini untuk pembelajaran  Mahasiswa di Universitas Ciputra. Apabila dari pembaca ingin mendapatkan informasi mengenai software accounting yang dipakai oleh mahasiswa Universitas Ciputra silahkan klik link ini konsultasi gratis software accounting . Apabila ingin mendapatkan INFORMASI LEBIH LANJUT melalui telephon silahakan sms ke 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.

CARA EFEKTIF IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING, SOFTWARE PAY ROLL MAUPUN SOFTWARE MANUFACTURING

Implementasi software memang membutuhkan ketelitian  baik pihak perusahaan maupun supplier software. Tidak sedikit perusahaan yang gagal implementasi software, meskipun software secara fitur cukup lengkap, mengapa begitu? Ada beberapa sebab yang tentu saja ketika wawancara dengan pemilik usaha/bagian pengadaan barang dan jasa perusahaan tidak semuanya terindentifikasi dengan baik, sehingga ketika software diimplant ke hard ware dan ketika digunakan malah menjadi malah petaka sehingga aktivitas kiriman produk ke customer jadi banyak yang tertunda karena surat jalan tidak bisa dicetak oleh sebab softwarenya problem. Oleh sebab itu apa yang bisa dilakukan untuk memecahkan masalah seperti ini. Ikutilah langkah-langkah di bawah ini:

Pemilik usaha sebaiknya tidak terburu-buru dalam memutuskan pembelian software tertentu. Tetapi paling utama adalah menanyakan apakah dari pihak pemilik software menyediakan seorang business analyst. Seorang bisnis analis dapat melakukan pengecekan di perusahaan dengan detail sehingga diketahui bagian mana yang perlu menggunakan lisensi dan bagian mana yang tidak sama sekali karena tidak ada proses input. Pengguna lisensi seperti ini akan diidentifikasi oleh Bisnis analis supaya ketika membeli software tidak terlalu banyak lisensinya.

Kalau vendor software tidak memiliki seorang Business analyst, sebaiknya carilah seorang konsultan bidang menajemen agar dapat membantu melakukan mapping proses bisnis yang ada di perusahaan/ Dengan demikian dapat menghindari training karyawan yang berkepanjangan dalam penggunaan software.

Apabila keduanya tidak ditemukan, maka sebaiknya perusahaan melakukan pengecekan terhadap fungsi-fungsi dalam organisasi, jangan sampai setiap individu yang bekerja tidak memiliki job des yang jelas. Adanya job des yang jelas ini memudahkan seorang trainer software dibanding tidak mengetahui fungsi-fungsi dalam organisasi. Boleh diketahui agar efektif software yang digunakan bisa dimaksimalkan hak aksesnya. Artinya setiap karyawan tidak bisa sembarangan melihat fitur atau pekerjaan karyawan lainnya. Misal bagian gudang tidak bisa seenaknya melihat laporan keuangan perusahaan. Supaya tidak bisa melihatnya tentu fitur-fitur ini di kunci dengan memberikan pasword bagi yang memakai fitur-fitur ini.

Semoga beberapa poin informasi diatas dapat membantu para pebisnis dalam mengembangkan bisnisnya. ditulis oleh : Frans M. Royan ( bisnis analis, konsultan software dan konsultan manajemen)

BEBERAPA PENYEBAB GAGALNYA IMPLANT SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN MANUFACTURING, DISTRIBUTOR, DAN RETAIL

Seorang programer software mass production mengeluh betapa sulitnya ketika melakukan implant software di perusahaan. Permasalahan yang dihadapi adalah perusahaan merasa sudah tahu banyak tentang "harus bagaimana" tetapi tidak tahu "bagaimana melakukan". Programer diundang tujuannya adalah menyelesaikan ketidakefektipan pekerjaan di perusahaan. Setelah terdapat pencocokan antara fitur software dan kebutuhan yang ada di perusahaan. Biasanya terjadi kesepakatan dalam penggunaan software. Tetapi betapa terkejutnya software yang tadi sudah dipilih dan dinyatakan akan membantu banyak di perusahaan, ternyata tidak bisa berjalan dengan baik. Setelah dicek, ternyata beberapa hal yang menjadi penyebabnya. Beberapa penyebab kegagalan tersebut antara lain :

1. Fungsi jabatan karyawan masih kacau tidak ada batas pemisah antara satu dengan yang lainnya. Cenderung, setiap fungsi bisa melakukan fungsi jabatan yang lain. Kondisi tidak terspesialisasi ini membuat sulitnya implan software di perusahaan. Seperti yang diketahui, agar software dapat digunakan secara maksimal, diperlukan hak akses yang tidak sama satu dengan yang lainnya. Tujuannya kenapa tiap fungsi tidak boleh berfungsi seperti fungsi jabatan lain, supaya hak akses ke software jelas. Ada tanggung jawab dan keamanan data yang bisa dijamin, sebab software mampu memunculkan rekam jejak telusur resiko-resiko manipulasi yang dilakukan oleh karyawan. Dengan menspesialkan setiap fungsi jabatan, tangung jawab karyawan jelas. dan implant software akan sesuai dengan alur program.
2. Kecenderungan karyawan tidak mau bekerja sesuai fungsinya. Kalau hal ini tidak diatur terlebih dahulu, maka implant software semakin sulit. Program yang semestinya bisa berjalan dengan baik oleh karena karyawan tidak bekerja sesuai fungsinya, maka kemacetan program bisa terjadi. Level staff sering diidentifikasi menyebabkan software yang ada di perusahaan tidak bisa dijalankan. Apalagi jika ditunggangi oleh tujuan-tujuan lain yang ternyata mensabot kepentingan perusahaan.
3. Flow input - proses dan output belum didesain dengan benar, sehingga terdapat kesulitan ketika lakukan implementasi. Misalnya ketika marketing lakukan penjualan prosedurnya diijinkan jika penjualan tunai barang bisa langsung diambil di gudang. Nah, di program yang standard tidak seperti itu. Semua penjualan baik tunai dan kredit selalu melalui pintu input sales order, setelah sales order diinput, diterbitkan invoice, pada saat ini dengan data yang sama di software bisa dicetak surat jalan (BAST-red : Berita Acara serah terima barang). Surat jalan inilah yang bisa dipakai untuk ambil barang di gudang. Dan orang gudang tidak bisa sembarangan keluarkan barang jika tidak ada surat jalannya. Begitu pula sebaliknya jika di gudang tidak ada stok, apabila menjual dengan tunai atau kredit, sales order tidak bisa diinput begitu pula tidak bisa cetak invoice dan surat jalan.
4. Diperusahaan juga tidak ada yang mengotorisasi kegiatan yang berkaitan dengan dokumen/form-form sehingga kalau terjadi masalah tidak ada yang bertanggung jawab. Sehingga perlu penunjukan seorang yang bertanggung jawab untuk hal ini. Apabila belum ada wajib dibentuk, dan apabila tidak dibentuk akan sulit konsultant software mengarahkan pengendalian hak akses di software, pencetakan form-form dan siapa yang menbgendalikan form-form.

Oleh sebab itu sebelum tahap implementasi software accounting perlu indentifikasi awal mengenai desain sistem manajemen beserta flownya, supaya penggunaan software accounting bisa dilakukan dengan lancar. Perlu diingat bahwa software accounting tidak hanya berkaitan dengan kegiatan pencatatan keuangan semata, tetapi mencakup aktivitas lainnya yang meliputi : penjualan, pembelian, Inventory, job costing (proses produksi sederhana), serta pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan. Apabila bapak/ibu sudah memakai software tetapi belum berjalan lancar, silahkan cek ulang kondisi-kondisi diatas. Apabila masih belum menemukan penyelesaian yang tepat silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.

MANFAAT DAN PENTINGNYA SOP UNTUK PERUSAHAAN DISTRIBUTOR DAN MANUFACTURING

Pembuatan SOP tentunya sangat membantu perusahaan disisi operasional sehingga ketika perusahaan ditinggalkan oleh karyawannya karena cuti, mengundurkan diri, atau adanya halangan lainnya perusahaan masih bisa dioperasikan dengan bantuan SOP. Adanya SOP perusahaan akan dalam posisi :

1. Terdapat aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
2. Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
3. Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)                            

SOP memiliki isi antara lain :

1. Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha, analisis dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Konsultan akan mencari informasi sejelas dan selengkap mungkin dari karyawan langsung maupun pimpinan dan bahkan pada pemilik perusahaan secara langsung.
2. Mendesain kembali struktur organisasi, Job des, job spesikasi setiap jabatan dalam organisasi dan identifikasi proses bisnis yang ada di perusahaan.
3. Survei, melakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Melakukan juga interview bila diperlukan.
4. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
5. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
6. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri bersama konsultan dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
7. Draft SOP, menyiapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
8. Persetujuan, meminta persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

TRAINING SOP

Lebih kepada pengenalan SOP yang sudah disusun beserta pembuatan check-list agar SOP bisa dilaksanakan dengan baik.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Konsultan akan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Apabila bapak/ibu membutuhkan jasa kami dalam pembuatan SOP, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com

PANDUAN MEMILIH SOFTWARE ACCOUNTING UNTUK PERUSAHAAN BARU

Sekarang ini peluang usaha semakin banyak yang dicari pemilik modal. Peluang usaha yang sudah dijajaki dan didirikan akan memiliki peluang yang cukup besar untuk berkembang apabila cara pengelolaannya sudah tentu sudah sangat benar. Namun apabila cara pengelolaannya tidak benar maka usaha yang didirikan akan berumur seperti jagung. Kemarin berdiri mungkin esok tumbang. Oleh sebab itu rancanglah manajemen bisnis dengan benar agar usaha yang dijalankan benar-benar bisa berkesinambungan. Langkah-langkah utama yang harus dilakukan sebelum berusaha adalah :

1. Risetlah peluang pasarnya termasuk pangsa pasar yang akan dibidik.
2. Kalau jadi follower maka pelajari kesuksesan para pionir di bisnis yang sedang kita cari. Pelajari pula kegagalan dari para follower lainnya dalam bisnis yang sama dan yang sudah tumbang.
3. Tinjauhlah permodalan usaha sehingga kita bisa menentukan skala bisnis yang akan dibangun.

Dirikan usaha dengan mempertimbangkan hal-hal di bawah ini :

1. Leader yang akan kita ajak kerja sama di dalam usaha ini, jika kita mau berpartner. Tapi kalau mau dikelola sendiri, tinjaulah diri sendiri bagaimana nanti cara memimpin dan membawa perusahaan sesuai dengan kaidah sukses yang kita inginkan.
2. Buatlah sistem manajemen dengan memperhatikan : struktur organisasi, job des dan job spesifikasi, flow chart kerja dan SOP-nya, lembar-lembar kerja lainnya dan aturan main lainnya.

Pilihlah software yang bisa menunjang usaha apabila usaha diinginkan dapat berkembang menjadi usaha yang beranak-pinak. Maka yang perlu diperhatikan dalam memilih software accounting adalah dengan langkah-langkah berikut :

• Pelajari proses bisnis yang ada di perusahaan yang dibangun, mulai input -proses dan output. Karena proses bisnis ini sangat menentukan dalam memilih software termasuk budget yang dibutuhkan. 
• Tinjaulah fitur-fitur software dasar yang ada di dalam software, apabila kita memilih software yang sudah jadi antara lain : pembelian, penjualan, laporan keuangan, inventory, laporan-laporan pendukung lainnya. Bisa on line atau tidak, kalau kita punya lokasi banyak hal ini perlu dipertimbangkan supaya kita bisa meng-up date penjualan secara real time dan laporan pengeluaran secara real time pula.
• Tanyakan berapa banyak maintenace peoplenya sebab hal ini sangat berpengaruh pada maintenace software yang kita butuhkan. Khususnya apabila software yang kita gunakan adalah software tailor made. Kalau software yang sudah jadi, umumnya untuk software yang sudah teruji memiliki tim khusus dalam memaintenace software di setiap klien yang ada.
• Sesuaikan dengan budget yang kita muliki ketika akan memilih software yang kita butuhkan. Jangan enggan sampaikan budget yang kita miliki sebab konsultan software akan membantu apabila budget dari pihak klien ingin disesuaikan tanpa mengurangi optimalisasi software yang akan dibeli.

Nah, poin-poin di atas adalah hal-hal penting yang mesti kita perhatikan agar pemilihan software accounting yang mau kita beli selaras dengan kebutuhan dan budget yang kita miliki. Semoga artikel ini bermanfaat, apabila ada beberapa informasi tambahan yang ingin didapat silahkan sms ke 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Selamat sukses!

MEMAKSIMALKAN PROFIT DISTRIBUTOR MELALUI PEMFOKUSAN WILAYAH PENJUALAN

Seperti dalam aktivitas peperangan, distributor yang ingin menang dalam peperangan pasti akan  mempertahankan wilayah penjualannya. Wilayah penjualan yang dimiliki adalah wilayah penjualan yang telah dikuasakan oleh principal. Oleh sebab itu distributor akan memaksimalkan wilayah itu untuk dikerjakan sedemikian rupa agar tidak ada distributor lain yang mengusiknya. Namun dalam perjalanannya, tidak semua distributor memperhatikan yang satu ini. Upaya-upaya principal untuk mendorong distributor agar mengerjakan dengan maksimal suatu wilayah penjualan sampai batas-batasnya, seringkali tidak mendapat tanggapan yang baik, sebab distributor akan mempertimbangkan antara lain :1) Jarak tempuh yang akan dilalui, sehingga membutuhkan biaya bahan bakar tidak sedikit. 2) Wilayah ternyata tidak memiliki potensi cukup baik untuk produk principal, sehingga distributor selangkah demi selangkah mundur. 3) Distributor tidak memiliki portofolio produk yang cukup memadai sehingga menyebabkan wilayah penjualan itu tidak dikerjakan dengan maksimal.

Sebenarnya ada beberapa solusi yang ditawarkan kepada distributor agar distributor bisa meraih laba maksimal. Dimana sebenarnya dalam operasionalnya distributor memang sangat membutuhkan profit. Tawaran yang mungkin adalah menghandle wilayah distribusi yang tidak potensial dan sangat jauh jaraknya dengan kantor pusat distributor, yaitu dengan menggunakan metode penunjukan sub-distributor. Metode ini sebenarnya lazim dan principal sudah memahami dan pastinya sudah tertuang dalam  memorandum of understanding (M.O.U) ketika sedang melakukan kerja sama. Namun dalam praktek, distributor enggan lakukan hal itu karena dengan menyerahkan kepada sub-distributor berarti margin distributor akan terkurangi, terutama wilayah penjualan jauh yang omzet penjualannya tidak cukup untuk biaya operasional, sementara itu distributor tidak memiliki produk gabungan. Nah, persoalan ini tentunya menjadi dilema bagi distributor yang menginginkan laba maksimal, sementara itu ia harus menyerahkan penjualannya pada distributor lainnya.

Di bawah ini akan dibahas panjang lebar beberapa alasan mengapa wilayah penjualan perlu dikelola dengan baik. Mengapa menggunakan sub-distributor dan mengapa pula distributor harus membuka depo? Keuntungan maksimal apakah yang bisa diberikan kepada distributor jika wilayah penjualan itu bisa dikerjakan dengan baik? Penjelasan di bawah ini akan menjawab semuanya.

Pemaksimalan wilayah penjualan

Pemaksimalan wilayah penjualan wajib dilakukan oleh distributor, sebab wilayah penjualan sebenarnya adalah hadiah dari principal. Pada prinsipnya ternyata distributor lebih menyukai wilayah yang lebar dibanding yang sempit. Jika wilayah penjualan lebar maka distributor bisa memiliki peluang untuk menjual lebih banyak. Tapi ingat jika produk membutuhkan distribusi yang rapat seperti Fast moving consumer good (FMCG), wilayah yang luas justru menjadi bumerang. Tidak semua distributor menyukai wilayah yang lebar, apalagi jika principal menuntut untuk melakukan distribusi secara detail. Inilah tanggung jawab distributor jika bersedia untuk mengerjakan wilayah yang luas. Konsekuensi yang harus ditanggung adalah menyediakan sales force tambahan dan armada delivery, tentunya agar wilayah yang luas itu bisa dicover secara sempurna. Jika tidak dilakukan, maka dengan sendirinya principal akan mengkalkulasi ulang mengenai wilayah penjualannya.

Nah, untuk mengatasi hal ini, tentunya distributor harus menghitung kekuatan dirinya sendiri. Jika tidak memiliki sumber daya yang ada seperti sales force, dan armada delivery, maka pilihan wilayah yang sempit akan lebih menguntungkan. Kecuali distributor memiliki wilayah cover yang memang luas, dan distributor telah siap dengan infrastrukturnya. Nah, apakah wilayah yang kecil ini justru dapat memperkecil keuntungan yang diterima seperti fenomena selama ini? Tentu saja tidak, jika distributor memaksimalkan wilayah penjualannya. Seperti distributor melakukan penjualan dengan cara mengcover semua pelanggan sedetail mungkin, dengan cara membuat peta kerja yang detail. Peta kerja ini bisa dilakukan dengan memilah wilayah sedemikian rupa agar sales force tidak lengah untuk mengerjakan setiap jengkal lokasi pelanggan yang ada.

Jika distributor produknya singgle memang tidak akan membawa dampak yang cukup baik. Tetapi jika distributor memiliki produk yang cukup banyak itemnya, maka pengcoveran wilayah yang sempit dan dilakukan maksimal akan membawa dampak pada keuntungan yang maksimal. Mengapa bisa terjadi hal ini? Kalau wilayah lebar tetapi jumlah pelanggan yang dicover oleh sales force jumlahnya sama dengan jumlah pelanggan yang dicover sales force dengan wilayah sempit, maka pemberian wilayah yang lebar akan percuma. Sebagai contoh di wilayah A distributor seharusnya memiliki pelanggan secara normal 5000 pelanggan, tetapi sales force hanya mampu mengcover 2000 pelanggan saja. Sementara itu di wilayah yang sempit sales force distributor bisa mengcover sebanyak 3000 pelanggan. Jelas melihat gambaran hal ini, maka wilayah sempit lebih menguntungkan, apalagi kalau 3000 pelanggan tersebut semuanya termasuk outlet aktif.

Jadi wilayah besar dan kecil akan berpotensi tergantung dari cara distributor dalam mengerjakannya. Outlet yang ada di setiap wilayah akan berproses dan menjadi besar tergantung dari campur tangan distributor dalam memberdayakannya. Pemberian wilayah penjualan dari principal ini sebenarnya hadiah, tergantung distributor bagaimana mengelolanya. Jika wilayah kecil distributor bisa mengelolanya dengan baik, maka distributor akan mencetak uang banyak. Jika diberikan wilayah yang lebar, maka distributor juga akan mencetak uang lebih banyak, kalau wilayah lebar itu bisa dikelolanya dengan baik.

Wilayah penjualan besar atau kecil akan bermanfaat dan akan memberikan kontribusi laba cukup baik jika distributor bisa mengelola wilayah itu dengan baik. Jadi sebenarnya hal paling utama yang menjadi perhatian distributor adalah bukan seberapa besar wilayah yang diberikan, tetapi seberapa mampu distributor mengelola wilayah itu, tentunya dengan strategi yang cukup baik dalam mengerjakannya. Misalnya distributor sudah memetakan wilayahnya dan memberikan sales people sesuai dengan beban kerjanya. Setelah itu distributor juga telah mengevaluasinya dalam kurun waktu tertentu. Kalau semua itu sudah dilakukan dan tidak membawa hasil, maka semua nantinya akan dikembalikan kepada principal sebagai pemilik barang. Nah, lebih lanjut bagaimana selama ini principal mengulurkan tangannya. Produk bisa laku dan memberikan profit kepada distributor jika principal juga turut serta dalam proses ”pembesaran” omzet distributor. Misalnya memberikan program promosi, iklan, memperbantukan Merchandiser, SPG serta sumber daya lainnya untuk bersama-sama dengan distributor mengembangkan brand produk, sehingga penjualan produk mencapai titik puncak di wilayah penjulan distributor.

Untuk mengetahui seberapa besar peningkatan yang didapat oleh distributor, yaitu dengan melihat sales turn over produk dan marginnya. Jika sales turn over produk cukup tinggi dan margin baik disertai ongkos-ongkos yang minimal, maka laba distributor dengan sendirinya akan meningkat. Wilayah lebar dan kecil sekali lagi tergantung dari bagaimana distributor merawatnya. Jika produk selalu didistribusikan dengan baik. Pengiriman 24 jam kerja dan display di toko-toko tidak pernah sampai stock out, maka distributor wajib menikmati laba yang diinginkan. Tetapi jika tidak memperhatikan penyediaan produk, karena sales forcenya mungkin tidak memadai, maka hal yang mungkin terjadi adalah ”keluhan” jika profitnya tidak cukup.

Memperhatikan penyediaan produk di toko-toko di wilayah penjualan yang telah dikuasakan oleh principal amat sakral, sebab keberhasilan distributor adalah dilihat seberapa banyak distributor memberikan kontribusi pada principalnya dalam bentuk volume penjualan. Mungkin ada pertanyaan, kalau produk sudah didistribusikan tetapi volumenya tidak mendukung, bagaimana? Principal pasti akan mencari bandingan dengan wilayah yang serupa. Jadi, distributor yang berhasil mencetak laba maksimal tentunya dengan sendirinya memberikan kontribusi kepada principalnya.

TANPA SOFTWARE DISTRIBUTOR TIDAK BISA MEMBUAT DATA BASE CUSTOMER

Sebelum ditemukan komputer, hampir semua perusahaan mencatat pelanggannya dengan cara manual. Pada umumnya terekam dalam kartu piutang yang berisikan saldo awal dan saldo akhir. Sementara itu data pelanggan yang tidak membeli, tidak tercatat. Begitu pula dengan customer yang menelphon, mencari informasi, serta pelanggan-pelanggan yang sekedar berkomunikasi untuk mendapatkan informasi tidak dicatat dengan baik. Meskipun pelanggan yang belum bertransaksi ini di masa mendatang akan sangat berguna untuk peningkatan penjualan distributor. Sebab-sebab yang memicu tidak bisa dikelolanya data base dengan baik adalah karena semua dicatat secara manual. Nah, ini memang sudah amat bisa dimaklumi. Tetapi ada perusahaan yang sangat rapi dalam mengumpulkan data base untuk kepentingan penjualan meskipun dilakukan secara manual. Mengumpulkan data base  customer dengan cara manual ini amat melelahkan dibanding apabila sudah dilakukan dengan menggunakan komputer.

Nah, celakalah bagi distributor yang tidak menggunakan komputer, kemungkinan-kemungkinan untuk mengumpulkan data base tentu saja akan sulit dilakukan. Meskipun di masa mendatang data base sangat diperlukan. Makanya...hari gini kalau distributor masih belum menggunakan komputer sebagai sarana untuk proses bisnisnya sudah ketinggalan zaman. Persoalannya apabila masih dalam kondisi seperti ini bagaimana mengelola data base dengan baik. Pada uraian selanjutnya akan dipaparkan mengenai langkah-langkah dalam mengelola data base secara manual dan komputerisasi. Tapi sebelumnya sebaiknya kita tinjau dulu kenapa kita sebagai distributor wajib mengelola data base, di bawah ini akan diuraikan mengenai manfaat data base bagi distributor di masa kini dan masa mendatang.

Manfaat data base yang telah penulis identifikasi antara lain: data base bisa digunakan sebagai pengadaan program promosi, data base bisa digunakan untuk membuat skala perioritas layanan, data base bisa digunakan untuk menetapkan pelanggan berkontribusi dan pelanggan tidak berkontribusi, dan pada umumnya data base dianggap sebagai asset perusahaan dan  principal untuk memilih mitra kerja samanya acuan yang digunakan antara lain dengan melihat banyak sedikitnya data base customer Distributor. Paling krusial dalam mengelola piutang penjualan acuan pemberian limit kredit dan mengelola piutang customer.

Data base yang dimiliki oleh distributor bisa digunakan sebagai panduan pengadaan program promosi. Program promosi yang dilaksanakan oleh pihak principal adakalanya tidak meluas, nah dengan adanya data base, pihak distributor bisa melakukan pemilihan customer berdasarkan data base yang dimiliki. Melalui data base distributor bisa memilah customer berdasarkan pembelian rata-rata, riwayat pembayaran, produk yang dibeli customer secara rata-rata, serta fokus produk yang mana yang sering dibeli oleh customer. Melalui data base ini bisa ditentukan apakah customer layak diberikan program promosi atau tidak. Dengan cara seperti ini pihak distributor tidak akan banyak kehilangan waktu untuk mencari-cari customer yang mana yang layak untuk diberikan program promosi.

Melalui data base pihak distributor bisa membuat skala perioritas layanan. Untuk pelanggan-pelanggan yang sudah diidentifikasi memiliki kontribusi kepada pihak distributor, tentunya bagi distributor yang ingin melayani mereka dengan lebih, maka distributor sudah ada panduannya. Misalnya pemberian layanan antar “setiap saat”, atau term of payment maupun diskon spesial yang akan diberikan. Melalui data base yang sudah dimiliki tentunya pihak distributor bisa membagi skala perioritasnya dengan baik. Begitu pula mengenai kontribusi pelanggan tersebut, apakah sebanyak 80% sumbangannya terhadap omzet distributor atau tidak. Dari sini pihak distributor bisa meningkatkan layanannya.

Pada umumnya data base memang dianggap sebagai asset perusahaan. Tanpa pelanggan Distributor bukanlah apa-apa dimata principal. Oleh sebab itu sebelum menunjuk distributor sebagai mitra kerjanya, salah satu indikator yang ditentukan adalah banyak sedikitnya data base distributor yang bersangkutan. Selain data base sebagai salah satu indikator penilaian principal, modal dan pengalaman distributor di bidang produk yang dikerjakan selama ini sangat berpengaruh. Khususnya produk-produk FMCG, yang utama adalah banyaknya pelanggan yang dimiliki. Semakin meluas dan banyak, maka akan menjadi daya tarik bagi Principal. Oleh sebab itu merupakan kesalahan fatal jika distributor tidak menghimpun data basenya sedemikian rupa.

Paling penting lagi data base dapat digunakan dalam mengelola piutang penjualan. Acuan pemberian limit kredit dan mengelola piutang customer semua berpulang dari adanya data base customer. Dari mana kita bisa menentukan limit kredit jika tidak memiliki catatan sejarah pembelian para customer kita. Begitu pula bagaimana kita bisa mengelola piutang penjualan jika data dari pelanggan yang “sulit” bayar tidak kita miliki. Bagaimana kita bisa mengelola customer kita dari segi keuangan jika tidak memiliki data base customer. Adanya data base customer tentunya akan sangat membantu kita dalam mengelola piutang, sampai menentukan kesehatan piutang penjualan kita yang ada di luar sana. Mengingat amat pentingnya data base apabila kita melihat berbagai manfaat diatas, dibawah ini akan dipaparkan langkah-langkah menglola data base baik bagi distributor yang sudah beroperasi dengan komputer maupun tidak.

Langkah-langkah pembuatan data Base. Apabila sudah memiliki dari catatan manual, mengkomputerkan menggunakan excel. Jika data base diambil dari pelanggan baru gunakan formulir untuk mendapatkan data base lengkap customer. Data base secara manual amat penting. Bisa diambil dari catatan customer yang sudah pernah menelphon ke distributor, atau komunikasi melalui telephon genggam yang sudah pernah menghubungi dan respon terhadap produk-produk distributor. Atau catatan apa saja yang berhubungan dengan data base customer. Pindahlah semua catatan manual itu ke program komputer dengan pilih Microsoft office Excel, dan semua data customer yang ada untuk dijadikan data base. Setelah itu migrasikan data base tersebut ke software perusahaan jika sudah memiliki software, maka data langsung terisikan di data laporan penjualan pelanggan.

Sementara itu untuk yang sudah memiliki komputer dengan otomatis semua pelanggan yang sudah pernah membeli pada perusahaan data basenya akan tercatat secara langsung di komputer. Namun sayangnya apabila pencatatan awal dari customer jika membeli barang tidak lengkap maka data base yang kita miliki tidak lengkap. Cara untuk membuat lengkap, setiap pelanggan baru yang membeli pada perusahaan wajib mengisi formulir yang berisi nama, alamat, kota, nomer telephon, email atau nomer NPWP. Dengan semakin lengkapnya data yang diberikan oleh customer maka informasi data base yang telah dihimpun akan memiliki banyak manfaat. Misalnya jika kita mengumpulkan angka lahir customer beserta agama atau kepercayaannya. Untuk memberikan layanan dan perhatian lebih baik, maka pihak distributor bekerja sama dengan Principal bisa mengadakan program pemberian hadiah ketika ulang tahun. Atau pengiriman parcel ketika customer sedang merayakan hari raya keagamaan sesuai kepercayaan masing-masing.

Adanya data base yang sudah dihimpun tentu saja akan sangat bermanfaat  baik bagi distributor maupun principal. Oleh sebab itu jangan remehkan data base, sebab data base akan sangat berguna bagi kita semua. Khususnya sales people.

DISTRIBUTOR YANG MANAGEMENTNYA BAGUS PASTI MENGGUNAKAN SOFTWARE ACCOUNTING

“Hari gini masih melakukan pencatatan manual....kuno!” kata-kata ini mungkin yang terlontar dari seorang IT jika melihat distributor mengerjakan pencatatan penjualan, pembelian dan administrasi lainnya dengan ditulis tangan. Bukannya merendahkan distributor yang belum menggunakan IT dalam proses bisnisnya, tetapi kalau sampai hari ini ada distributor belum menggunakan software apapun dalam bisnisnya, berarti distributor tidak hanya ketinggalan zaman, tetapi sudah pada tahap akan bunuh diri.

Memang sebelum ada komputer, perdagangan dilakukan secara manual. Pencatatan juga dilakukan dengan sederhana yang semuanya serba manual, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi, kecepatan berproses untuk layanan pelanggan membutuhkan alat bantu. Alat bantu bisa dalam bentuk software distribusi. Alat ini cukup membantu baik disisi principal maupun distributor, bahkan beberapa Principal menginvestasikan uangnya hanya untuk mengetahui informasi terkini mengenai penjualan produknya di seluruh pelosok negeri melalui software yang dibelinya.

Informasi-informasi yang sering diinginkan adalah tebaran produk dan program promosi yang dilakukan. Pencatatan program tersebut hingga proses klaim kepada principal. Pertumbuhan pelanggan dan daya serap produk per item. Serta informasi lain yang intinya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan strategis Principal dalam menghadapi suatu persaingan. Ini disisi Principal. Sedangkan di sisi distributor tentu saja dengan adanya software bisa mencatat banyak hal, mulai barang datang, barang keluar, laporan neraca dan rugi laba. Pengelolaan piutang dan pemilahan customer berdasarkan kontribusi pembelian. Bagi distributor dengan menggunakan software distribusi (akuntansi) distributor dapat lakukan pengadministrasian lebih baik.

Seperti yang tidak terpikirkan bahwa sebenarnya distributor seringkali mengalami banyak kerugian disisi selisih stok yang diakibatkan kehilangan oleh pencurian, salah mencatat, salah kirim, rusak digigit tikus, serta lainnya. Kejadian ini tentu saja akibat tidak menggunakan software. Tetapi apabila menggunakan software maka kejadian shrinkage (penyusutan) yang disebabkan hal-hal diatas bisa diminimalkan. Ada beberapa software yang biasa digunakan dalam kegiatan distribusi barang antara lain : Fina Distro, Firmus DMS, Scylla Sofware, Omega Accounting, Sevent Soft, Accurate Enterprise serta banyak lagi lainnya yang bisa digunakan untuk pencatatan. Ada beberapa sofware accounting untuk Distributor yang tidak terlalu detail pelanggannya bisa menggunakan software sederhana yang dikeluarkan oleh Zahir.

Pemilihan software sebaiknya disesuaikan dengan proses bisnis distributor. Apabila setiap hari harus mencetak faktur penjualan lebih dari 200 pelanggan, maka sebaiknya mencari software yang cukup baik untuk menunjang bisnis distributor. Begitu pula bila distributor juga memiliki banyak gudang sehingga proses pencatatan di gudang harus selalu dilakukan pencocokan, sebaiknya mencari software yang bisa on line ataupun semi on line untuk mengcover kondisi-kondisi yang ada. Oleh sebab itu sebelum melakukan pemilihan software sebaiknya meninjau proses bisnis distributor, gudang yang digunakan, jumlah pelanggan, aktivitas program promosi sejauh mana intensitasnya, cara penjualan produk ke pelanggan apakah kredit atau tunai. Jika dilakukan kredit, maka dibutuhkan software yang sedikitnya dapat menyajikan data dalam pengelolaan piutang customer.

Dibawah ini terdapat contoh product knowledge mengenai Fina Distro yaitu Software untuk distribusi keluaran Imamatek.

FINA for Distributor FINA for Distributor adalah sebuah varian dari FINA Business & Accounting Software yang didesain khusus untuk membantu memperlancar operasi perusahaan distribusi. FINA for Distributor memiliki fitur khusus untuk perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, antara lain: ·        Credit limit controller berdasarkan SO. Dengan kata lain, SO yang masuk sudah memotong credit limit customer yang bersangkutan ·        AR Management: Sebuah sistem untuk mengatur agar jadwal tukar faktur bisa tepat waktu ·        Loading: Sistem untuk mengubah SO yang sudah dibuat menjadi picking list untuk memuat barang yang akan dikirim ke customer. Sistem ini juga sekaligus akan menciptakan Delivery Order secara otomatis ·        Discount Promo: Sistem bisa menghitung discount promo dengan berbagai parameter, antara lain: Tanggal, customer, item category, item, jumlah kuantitas yang berjenjang. Discount dapat berupa barang, persentase maupun rupiah ·        Multi Unit of Measurement: Anda bisa mengisi kuantitas barang yang dijual dalam 3 unit yang berbeda di dalam 1 baris ·        Collection: Anda bisa melakukan proses collection dan pelunasan Invoice secara cepat Dari segi fitur, varian FINA for Distributor  memiliki semua fitur yang ada di FINA Anywhere FINA for Distributor telah terbukti sukses diimplementasi di beberapa perusahaan, antara lain: PT. Topindo Atlas Asia (Top 1 Oil) dan PT Gunung Slamat (Teh Sosro & Cap Botol).

Product knowledge di atas mencoba memberikan wawasan kepada kita mengenai software distribusi yang sebaiknya dipilih, minimal memiliki berbagai komponen yang disebutkan dalam kotak product knowledge di atas. Secara ringkas memang sebaiknya minimal ada tools yang bisa membantu pencatatan dalam proses bisnis kita agar dapat ditekan kesalahan, kehilangan bahkan kerugian yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan secara elektronik, tetapi semua dilakukan secara manual! Semoga bermanfaat!