CARA SUKSES MENGELOLA BISNIS KELUARGA

Tidak gampang memang untuk mengelola bisnis keluarga, sebab bisnis keluarga memiliki kerumitan tersendiri. Masalah karyawan yang sudah lama ikut perusahaan sehingga ketika kita masuk sebagai pemimpin di perusahaan itu tidak dianggap oleh mereka, bahkan kebijakan-kebijakan yang harus dibuat. Kesannya mereka menganggap generasi penerus adalah generasi yang tidak mengerti dengan bisnis yang sedang dijalankan itu. Oleh sebab itu banyak akhirnya generasi penerus mengalami kesulitan dalam mengelola perusahaan dengan baik dan benar. 

Sebelum mengalami kegagalan seperti itu, sebaiknya ikuti langkah-langkah seperti di bawah ini :

1. Jika masuk ke perusahaan sebaiknya tetap menghormati orang-orang yang bekerja di tempat itu khususnya yang sudah lama bekerja. Ambil hati mereka dan buat mereka simpati kepada kita dengan berkomunikasi yang baik dan tidak ada muatan perintah kerja. Anggap mereka sebagai teman dalam bekerja.
2. Lakukan semua pekerjaan di semua bagian dan tidak memilih-milih sehingga mengenal lebih dekat karyawan perusahaan. Serta anggaplah anda sebagai karyawan perusahaan dan bukan pemilik.
3. Janganlah memimpin dan menunjukan seperti Bos, sehingga harus menuruti semua perintah yang sedang dilakukan. Sebaliknya meminta tolong mereka untuk membantu akan lebih pas dibanding memberikan intruksi.
4. Apabila sudah memahami semua pekerjaan yang ada di perusahaan, lalu ambilah spesialisasi yang mau dikerjakan. Apabila latar belakang pendidikan adalah manajemen keuangan sebaiknya ambil kedudukan yang berkaitan dengan keuangan, apabila latar belakang pendidikan di pemasaran maka masuklah ke dunia pemasaran ini. Dengan begitu anda sebagai generasi penerus memiliki spesialisasinya. Tetapi apabila tidak bisa semuanya anda handel sendiri sebaiknya gunakan pengurus-pengurus yang ada untuk bertanggung jawab dan anda mendelegasikan wewenang -penuh pada mereka.
5. Mintalah orang tua sebagai generasi perintis mengumumkan keberadaan anda sebagai bagian dalam organisasi itu, dengan demikian tidak salah persepsi dan karyawan sudah mengetahui dengan jelas kehadiran anda di perusahaan. Sebaliknya jika anda tidak mengkomunikasikan, maka kepemimpinan anda sebagai generasi penerus tidak mendapat dukungan bahkan ditentang.
6. Apabila sudah masuk ke dalam organisasi sebagai bagian dari mereka, maka mengubah sistem manajemen yang ada akan lebih mudah. Ubahlah perusahaan keluarga itu meliputi : sistem manajemennya, pakailah tools atau software yang bisa menghitung laporan keuangan dan sebagainya. Dengan demikian perusahaan dapat dijalankan dengan cara yang sistematis.

Poin-poin di atas adalah poin-poin yang sangat membantu dalam meneruskan dan demi suksesnya perusahaan keluarga yang anda kelola. Apabila artikel ini masih kurang memberikan pemahaman yang lebih detail, sebaiknya hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. (penulis : Frans M. Royan, SE,MM adalah konsutan manajemen bisnis yang telah banyak membantu ratusan klien sejak tahun 2005)

CARA EFEKTIF MENDAPATKAN KONSULTAN SOFTWARE SOLUSI BISNIS

Software solusi bisnis bukan hanya software accounting yang selama ini banyak ditawarkan lewat media masa koran, tabloit maupun iklan lainnya. Termasuk yang lewat internet. Software solusi bisnis dapat berupa software accounting itu sendiri, bisa pula software khusus manufacturing atau pabrik. Lalu software pay Roll & HRD, atau software promosi yaitu sms blast. Ini adalah sebagian software yang umumnya dipakai oleh berbagai industri baik trading, retail maupun manufacturing. Hanya masalahnya banyak kendala yang dihadapi oleh pemakai software akibat langsung berurusan dengan programer yang mengaplikasikan di perusahaan.

Seperti yang diketahui di perusahaan tidak memiliki proses bisnis yang sama dengan perusahaan lainnya. Inilah yang menjadi kendala sehingga, aplikator software menjalankan perintah lakukan instalasi, training setelah itu selesailah sudah tugasnya. Tidak semudah itu ternyata, banyak hal-hal kecil yang ternyata tidak diperhatikan. Misalnya setiap karyawan tidak memiliki fungsi yang terspesialisasi, sehingga semua karyawan memiliki hak akses yang sama. Pekerjaan tumpang tindih ini bisa mengakibatkan program di software error. Sehingga harus menghubungi trainer dan aplikator software, dan karena yang dilayani trainer dan aplikator cukup banyak. Seringkali pengguna software terlambat untuk dilayani, sementara pekerjaan di kantor menumpuk bukan main. Software akhirnya ditinggalkan dan karyawan bekerja dengan pola yang lama. Maka gagalah penggunaan software di perusahaan apabila software house tidak memiliki tim maintenace yang cukup handal. 

Bagaimana mengatasi hal ini agar tidak terjadi kekacauan pada saat pertama kali menjalankan software untuk bisnis kita.

Carilah konsultan yang bisa menganalisa bisnis proses yang ada di perusahaan, sebab dari hasil analisa yang dilakukan akan muncul beberapa hal yang menunjang pengaplikasian software. Antara lain : struktur organisasi yang ideal, job description yang terspesialisasi, job specification karyawan untuk setiap posisi apakah sudah tepat, flow proses bisnis yang ideal, dan hal-hal berkaitan dengan laporan yang dibutuhkan akan dianalisa. Dengan diperolehnya laporan seperti ini maka pengaplikasian  software dapat dilakukan dengan baik. Begitu pula dengan training penggunaan software bisa lebih terarah.

Serta yang paling penting dari semua itu, hak akses penggunaan software dapat di-setting dengan baik, dengan demikian keamanan data dapat terjaga dengan baik. Oleh sebab itu sebaiknya tidak mengambil resiko dengan harga murah software, tetapi cek kembali khususnya di sisi layanan maintenance, awal aplikasi prosedurnya bagaimana, apakah ada pendampingan dari konsultan manajemen atau tidak. Semua itu menjadi pertimbangan agar semuanya bisa berjalan lancar. Sedangkan bagaimana cara efektif untuk mendapatkan konsultan di sistem manajemen?

1. Pilih konsultan yang memiliki pengetahuan dan pengalaman sedikitnya dibidang software solusi bisnis, pernah mendesain sistem perusahaan dan implant software serta memantau perjalanan bisnis yang telah didesain sistem manajemen dan teraplikasi dengan software bisnis.
2. Konsultan sedikitnya juga seorang praktisi yang pernah bekerja dengan perusahaan Nasional maupun multi nasional Company.
3. Konsultan yang saat ini juga memiliki bisnis dibidang software dan aplikasi lainnya.
4. Konsultan juga telah menangani berbagai Industri yang beragam.

Apabila dengan informasi ini masih belum mendapatkan manfaat atau kesulitan menemukan konsultan yang dimaskud, segeralah email ke groedu@gmail.com dan telphon ke 0818521172. Semoga bapak/ibu bisa terbantu.

MANFAAT DAN PENTINGNYA SOP UNTUK PERUSAHAAN DISTRIBUTOR DAN MANUFACTURING

Pembuatan SOP tentunya sangat membantu perusahaan disisi operasional sehingga ketika perusahaan ditinggalkan oleh karyawannya karena cuti, mengundurkan diri, atau adanya halangan lainnya perusahaan masih bisa dioperasikan dengan bantuan SOP. Adanya SOP perusahaan akan dalam posisi :

1. Terdapat aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
2. Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
3. Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)                            

SOP memiliki isi antara lain :

1. Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha, analisis dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Konsultan akan mencari informasi sejelas dan selengkap mungkin dari karyawan langsung maupun pimpinan dan bahkan pada pemilik perusahaan secara langsung.
2. Mendesain kembali struktur organisasi, Job des, job spesikasi setiap jabatan dalam organisasi dan identifikasi proses bisnis yang ada di perusahaan.
3. Survei, melakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Melakukan juga interview bila diperlukan.
4. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
5. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
6. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri bersama konsultan dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
7. Draft SOP, menyiapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
8. Persetujuan, meminta persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

TRAINING SOP

Lebih kepada pengenalan SOP yang sudah disusun beserta pembuatan check-list agar SOP bisa dilaksanakan dengan baik.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Konsultan akan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Apabila bapak/ibu membutuhkan jasa kami dalam pembuatan SOP, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com

MEMAKSIMALKAN PROFIT DISTRIBUTOR MELALUI PEMFOKUSAN WILAYAH PENJUALAN

Seperti dalam aktivitas peperangan, distributor yang ingin menang dalam peperangan pasti akan  mempertahankan wilayah penjualannya. Wilayah penjualan yang dimiliki adalah wilayah penjualan yang telah dikuasakan oleh principal. Oleh sebab itu distributor akan memaksimalkan wilayah itu untuk dikerjakan sedemikian rupa agar tidak ada distributor lain yang mengusiknya. Namun dalam perjalanannya, tidak semua distributor memperhatikan yang satu ini. Upaya-upaya principal untuk mendorong distributor agar mengerjakan dengan maksimal suatu wilayah penjualan sampai batas-batasnya, seringkali tidak mendapat tanggapan yang baik, sebab distributor akan mempertimbangkan antara lain :1) Jarak tempuh yang akan dilalui, sehingga membutuhkan biaya bahan bakar tidak sedikit. 2) Wilayah ternyata tidak memiliki potensi cukup baik untuk produk principal, sehingga distributor selangkah demi selangkah mundur. 3) Distributor tidak memiliki portofolio produk yang cukup memadai sehingga menyebabkan wilayah penjualan itu tidak dikerjakan dengan maksimal.

Sebenarnya ada beberapa solusi yang ditawarkan kepada distributor agar distributor bisa meraih laba maksimal. Dimana sebenarnya dalam operasionalnya distributor memang sangat membutuhkan profit. Tawaran yang mungkin adalah menghandle wilayah distribusi yang tidak potensial dan sangat jauh jaraknya dengan kantor pusat distributor, yaitu dengan menggunakan metode penunjukan sub-distributor. Metode ini sebenarnya lazim dan principal sudah memahami dan pastinya sudah tertuang dalam  memorandum of understanding (M.O.U) ketika sedang melakukan kerja sama. Namun dalam praktek, distributor enggan lakukan hal itu karena dengan menyerahkan kepada sub-distributor berarti margin distributor akan terkurangi, terutama wilayah penjualan jauh yang omzet penjualannya tidak cukup untuk biaya operasional, sementara itu distributor tidak memiliki produk gabungan. Nah, persoalan ini tentunya menjadi dilema bagi distributor yang menginginkan laba maksimal, sementara itu ia harus menyerahkan penjualannya pada distributor lainnya.

Di bawah ini akan dibahas panjang lebar beberapa alasan mengapa wilayah penjualan perlu dikelola dengan baik. Mengapa menggunakan sub-distributor dan mengapa pula distributor harus membuka depo? Keuntungan maksimal apakah yang bisa diberikan kepada distributor jika wilayah penjualan itu bisa dikerjakan dengan baik? Penjelasan di bawah ini akan menjawab semuanya.

Pemaksimalan wilayah penjualan

Pemaksimalan wilayah penjualan wajib dilakukan oleh distributor, sebab wilayah penjualan sebenarnya adalah hadiah dari principal. Pada prinsipnya ternyata distributor lebih menyukai wilayah yang lebar dibanding yang sempit. Jika wilayah penjualan lebar maka distributor bisa memiliki peluang untuk menjual lebih banyak. Tapi ingat jika produk membutuhkan distribusi yang rapat seperti Fast moving consumer good (FMCG), wilayah yang luas justru menjadi bumerang. Tidak semua distributor menyukai wilayah yang lebar, apalagi jika principal menuntut untuk melakukan distribusi secara detail. Inilah tanggung jawab distributor jika bersedia untuk mengerjakan wilayah yang luas. Konsekuensi yang harus ditanggung adalah menyediakan sales force tambahan dan armada delivery, tentunya agar wilayah yang luas itu bisa dicover secara sempurna. Jika tidak dilakukan, maka dengan sendirinya principal akan mengkalkulasi ulang mengenai wilayah penjualannya.

Nah, untuk mengatasi hal ini, tentunya distributor harus menghitung kekuatan dirinya sendiri. Jika tidak memiliki sumber daya yang ada seperti sales force, dan armada delivery, maka pilihan wilayah yang sempit akan lebih menguntungkan. Kecuali distributor memiliki wilayah cover yang memang luas, dan distributor telah siap dengan infrastrukturnya. Nah, apakah wilayah yang kecil ini justru dapat memperkecil keuntungan yang diterima seperti fenomena selama ini? Tentu saja tidak, jika distributor memaksimalkan wilayah penjualannya. Seperti distributor melakukan penjualan dengan cara mengcover semua pelanggan sedetail mungkin, dengan cara membuat peta kerja yang detail. Peta kerja ini bisa dilakukan dengan memilah wilayah sedemikian rupa agar sales force tidak lengah untuk mengerjakan setiap jengkal lokasi pelanggan yang ada.

Jika distributor produknya singgle memang tidak akan membawa dampak yang cukup baik. Tetapi jika distributor memiliki produk yang cukup banyak itemnya, maka pengcoveran wilayah yang sempit dan dilakukan maksimal akan membawa dampak pada keuntungan yang maksimal. Mengapa bisa terjadi hal ini? Kalau wilayah lebar tetapi jumlah pelanggan yang dicover oleh sales force jumlahnya sama dengan jumlah pelanggan yang dicover sales force dengan wilayah sempit, maka pemberian wilayah yang lebar akan percuma. Sebagai contoh di wilayah A distributor seharusnya memiliki pelanggan secara normal 5000 pelanggan, tetapi sales force hanya mampu mengcover 2000 pelanggan saja. Sementara itu di wilayah yang sempit sales force distributor bisa mengcover sebanyak 3000 pelanggan. Jelas melihat gambaran hal ini, maka wilayah sempit lebih menguntungkan, apalagi kalau 3000 pelanggan tersebut semuanya termasuk outlet aktif.

Jadi wilayah besar dan kecil akan berpotensi tergantung dari cara distributor dalam mengerjakannya. Outlet yang ada di setiap wilayah akan berproses dan menjadi besar tergantung dari campur tangan distributor dalam memberdayakannya. Pemberian wilayah penjualan dari principal ini sebenarnya hadiah, tergantung distributor bagaimana mengelolanya. Jika wilayah kecil distributor bisa mengelolanya dengan baik, maka distributor akan mencetak uang banyak. Jika diberikan wilayah yang lebar, maka distributor juga akan mencetak uang lebih banyak, kalau wilayah lebar itu bisa dikelolanya dengan baik.

Wilayah penjualan besar atau kecil akan bermanfaat dan akan memberikan kontribusi laba cukup baik jika distributor bisa mengelola wilayah itu dengan baik. Jadi sebenarnya hal paling utama yang menjadi perhatian distributor adalah bukan seberapa besar wilayah yang diberikan, tetapi seberapa mampu distributor mengelola wilayah itu, tentunya dengan strategi yang cukup baik dalam mengerjakannya. Misalnya distributor sudah memetakan wilayahnya dan memberikan sales people sesuai dengan beban kerjanya. Setelah itu distributor juga telah mengevaluasinya dalam kurun waktu tertentu. Kalau semua itu sudah dilakukan dan tidak membawa hasil, maka semua nantinya akan dikembalikan kepada principal sebagai pemilik barang. Nah, lebih lanjut bagaimana selama ini principal mengulurkan tangannya. Produk bisa laku dan memberikan profit kepada distributor jika principal juga turut serta dalam proses ”pembesaran” omzet distributor. Misalnya memberikan program promosi, iklan, memperbantukan Merchandiser, SPG serta sumber daya lainnya untuk bersama-sama dengan distributor mengembangkan brand produk, sehingga penjualan produk mencapai titik puncak di wilayah penjulan distributor.

Untuk mengetahui seberapa besar peningkatan yang didapat oleh distributor, yaitu dengan melihat sales turn over produk dan marginnya. Jika sales turn over produk cukup tinggi dan margin baik disertai ongkos-ongkos yang minimal, maka laba distributor dengan sendirinya akan meningkat. Wilayah lebar dan kecil sekali lagi tergantung dari bagaimana distributor merawatnya. Jika produk selalu didistribusikan dengan baik. Pengiriman 24 jam kerja dan display di toko-toko tidak pernah sampai stock out, maka distributor wajib menikmati laba yang diinginkan. Tetapi jika tidak memperhatikan penyediaan produk, karena sales forcenya mungkin tidak memadai, maka hal yang mungkin terjadi adalah ”keluhan” jika profitnya tidak cukup.

Memperhatikan penyediaan produk di toko-toko di wilayah penjualan yang telah dikuasakan oleh principal amat sakral, sebab keberhasilan distributor adalah dilihat seberapa banyak distributor memberikan kontribusi pada principalnya dalam bentuk volume penjualan. Mungkin ada pertanyaan, kalau produk sudah didistribusikan tetapi volumenya tidak mendukung, bagaimana? Principal pasti akan mencari bandingan dengan wilayah yang serupa. Jadi, distributor yang berhasil mencetak laba maksimal tentunya dengan sendirinya memberikan kontribusi kepada principalnya.