CARA SUKSES MENGELOLA BISNIS KELUARGA

Tidak gampang memang untuk mengelola bisnis keluarga, sebab bisnis keluarga memiliki kerumitan tersendiri. Masalah karyawan yang sudah lama ikut perusahaan sehingga ketika kita masuk sebagai pemimpin di perusahaan itu tidak dianggap oleh mereka, bahkan kebijakan-kebijakan yang harus dibuat. Kesannya mereka menganggap generasi penerus adalah generasi yang tidak mengerti dengan bisnis yang sedang dijalankan itu. Oleh sebab itu banyak akhirnya generasi penerus mengalami kesulitan dalam mengelola perusahaan dengan baik dan benar. 

Sebelum mengalami kegagalan seperti itu, sebaiknya ikuti langkah-langkah seperti di bawah ini :

1. Jika masuk ke perusahaan sebaiknya tetap menghormati orang-orang yang bekerja di tempat itu khususnya yang sudah lama bekerja. Ambil hati mereka dan buat mereka simpati kepada kita dengan berkomunikasi yang baik dan tidak ada muatan perintah kerja. Anggap mereka sebagai teman dalam bekerja.
2. Lakukan semua pekerjaan di semua bagian dan tidak memilih-milih sehingga mengenal lebih dekat karyawan perusahaan. Serta anggaplah anda sebagai karyawan perusahaan dan bukan pemilik.
3. Janganlah memimpin dan menunjukan seperti Bos, sehingga harus menuruti semua perintah yang sedang dilakukan. Sebaliknya meminta tolong mereka untuk membantu akan lebih pas dibanding memberikan intruksi.
4. Apabila sudah memahami semua pekerjaan yang ada di perusahaan, lalu ambilah spesialisasi yang mau dikerjakan. Apabila latar belakang pendidikan adalah manajemen keuangan sebaiknya ambil kedudukan yang berkaitan dengan keuangan, apabila latar belakang pendidikan di pemasaran maka masuklah ke dunia pemasaran ini. Dengan begitu anda sebagai generasi penerus memiliki spesialisasinya. Tetapi apabila tidak bisa semuanya anda handel sendiri sebaiknya gunakan pengurus-pengurus yang ada untuk bertanggung jawab dan anda mendelegasikan wewenang -penuh pada mereka.
5. Mintalah orang tua sebagai generasi perintis mengumumkan keberadaan anda sebagai bagian dalam organisasi itu, dengan demikian tidak salah persepsi dan karyawan sudah mengetahui dengan jelas kehadiran anda di perusahaan. Sebaliknya jika anda tidak mengkomunikasikan, maka kepemimpinan anda sebagai generasi penerus tidak mendapat dukungan bahkan ditentang.
6. Apabila sudah masuk ke dalam organisasi sebagai bagian dari mereka, maka mengubah sistem manajemen yang ada akan lebih mudah. Ubahlah perusahaan keluarga itu meliputi : sistem manajemennya, pakailah tools atau software yang bisa menghitung laporan keuangan dan sebagainya. Dengan demikian perusahaan dapat dijalankan dengan cara yang sistematis.

Poin-poin di atas adalah poin-poin yang sangat membantu dalam meneruskan dan demi suksesnya perusahaan keluarga yang anda kelola. Apabila artikel ini masih kurang memberikan pemahaman yang lebih detail, sebaiknya hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. (penulis : Frans M. Royan, SE,MM adalah konsutan manajemen bisnis yang telah banyak membantu ratusan klien sejak tahun 2005)

JANGAN BIARKAN DISTRIBUTOR ANDA BANGKRUT

Saat ini tidak dapat dielakan lagi, ancaman bangkrut hampir dialami oleh distributor yang kurang memperhatikan efektifitas dalam kinerjanya. Beberapa hal yang menyebabkan kenapa distributor terancam bangkrut? Masalah penjualan yang semakin hari semakin menurun. Selain itu beban operasional yang tetap membuat kinerja distributor semakin berat. Lalu, ditambah lagi banyaknya kebocoran yang terjadi didistributor yang berkaitan dengan piutang penjualan yang mulai banyak yang tidak terbayar. Lalu pekerjaan di Distributor sangat lambat karena semua dilakukan manual.

Bagaimana mengatasi hal ini? Beberapa tips mengatasi agar distributor kita tidak bangkrut antara lain.

1. Mulailah mencari porduk baru yang dapat mendongkrak penjualan. Lakukan audit terhadap principal mitra kerja sama kita. Sebaiknya tidak mempertahankan principal yang omzet kecil tetapi banyak permintaan, seperti penyediaan salesman harus ekslusif sehingga membebani perusahaan dalam membayar gaji salesman. Lalu mitra kerja sama yang tidak mau membayar biaya-biaya promosi, dan semua harus memakai uang distributor. Hindarilah hal ini.
2. Mulailah tinjau ulang setiap biaya yang menjadi beban perusahaan, sehingga dengan beban ini perusahaan akhirnya membayar cukup banyak hal-hal yang tidak perlu. Misalnya masalah listrik, masalah telphon, bahan bakar, serta pembelian-pembelian yang tidak penting. Biaya operasional tetap akan dikeluarkan tetapi cek ulang seberapa perlu semua biaya-biaya itu.
3. Hindarilah kebocoran-kebocoran yang tidak seharusnya terjadi. Misalnya kesalahan pencatatan piutang penjualan di buku penerimaan, serta piutang penjualan bad debt yang disebabkan oleh pelanggan yang kabur atau bermasalah lainnya. Segeralah pertimbangkan untuk menggunakan software apabila memang dibutuhkan, melalui software semua bisa dicatat dengan baik. Mulai dari umur piutang, pelunasan piutang dan nama-nama customer secara historinya dapat dilihat dalam software yang sangat membantu kinerja perusahaan. Hostori pembayaran piutang sangat penting dalam menentukan kebijakan pelanggan diberikan kredit ulang atau tidak. Dengan demikian perusahaan akan terhindar dari piutang bermasalah.
4. Dengan adanya software, persediaan di gudang juga dapat dipantau dengan baik. Oleh sebab itu selain bisa dilakukan stok opname yang praktis, adanya software sangat membantu dalam pengendalian kehilangan di gudang.
5. Piutang penjualan fisik juga bisa diamankan dengan baik melalui stok opname piutang penjualan fisik. Jadi dengan adanya software maka pemilik distributor bisa diringankan. 

Kenalilah gejala-gejalan distributor mulai diancam bangkrut yang terdiri dari : laba perusahaan menurun, penjualan menurun, banyak piutang bad debt terjadi, dan karyawan sudah mulai tidak termotivasi dalam bekerjanya. Namun semua ini bisa diatasi apabila kita memiliki pencatatan lebih baik lewat bantuan software dan pengelolaan manajemen yang baik sedemikian rupa. Nah, untuk menuju hal itu apabila sulita dilakukan maka sebaiknya mintalah bantuan konsultan manajemen atau konsultan solusi bisnis yang handal. Atau carilah informasi ke : groedu@gmail.com dan klik : www.konsultanmanajemenusaha.com semoga usaha anda tidak jadi bangkrut oleh bantuannya.

CARA EFEKTIF MENDIRIKAN PERUSAHAAN DISTRIBUTOR

Bagaimana cara efektif dalam mendirikan Distributor? Seperti yang diketahui, bisnis sebagai distributor tidak seperti yang orang bayangkan. Selain keuntungan kecil, operasional perusahaan distributor memiliki kecepatan yang sangat tinggi. Mobilitas perusahaan distribusi ibarat gasing sebab perusahaan seperti ini mengandalkan penjualan secara quantity jika ingin untung besar, tetapi jika penjualan sedikit kadang tidak bisa menyangga biaya operasional usaha. Oleh sebab itu hati-hati jika sedang mau melangkah ke bisnis ini, jangan melakukan coba-coba karena ancaman bangkrut pasti di depan mata. lalu bagaimana cara mendirikan distributor yang efektif sehingga jauh dari ancaman bangkrut? Beberapa kiat ada di bawah ini:

1. Carilah produsen yang memberikan margin yang cukup besar. Kisaran margin untuk perusahaan Consumer Good seperti Unilever dan Nestle antara 6-7%, dan consumer good lainnya bisa sampai dengan 10%. Tetapi ini belum netto jika dipotong operasional, bisa untung 1,6% saja. Kalau dibandingkan dengan bunga bank saat ini untung hanya beberapa digit saja. Memang kalau tidak teliti dalam bisnis ini bisa bangkrut.
2. Carilah salesman yang bodoh dan penurut. Kenapa begitu, mereka diharapkan hanya bisa bekerja saja sebagai orang yang seperti kurir antar barang, lebih-lebih di Industri FMCG tidak perlu banyak bicara seperti penjual asuransi. Oleh sebab itu salesman yang bodohpun bisa jualan, apalagi penurut. Sebaliknya cari yang pandai biasanya suka membawa lari uang perusahaan. Nah, kalau sudah begini perusahaan akan cepat bangkrut.
3. Buatlah peta jalan, rute perjalanan para salesman agar salesman bekerja efektif dengan bahan bakar yang cukup. Jangan biarkan salesman bekerja kian kemari atau zig-zag sehingga menghabiskan bahan bakar. Ini akan menghabiskan dan meningkatkan biaya operasional, mana tahan distributor yang dibuat seperti ini dengan margin yang kecil.
4. Manfaatkan subsidi dari produsen, baik untuk SDM yang ini biasanya SPG, Salesman atau Motoris. Jangan sia-siakan hal ini karena bisa membantu membiayai operasional kegiatan Tim penjualan.
5. Manfaatkan program promosi agar barang-barang yang dijual oleh salesman dapat meningkat banyak. Serta jangan abaikan hal ini, serta klaimkan segera program ini ke produsen dan jangan ditunda. Semakin ditunda akan mengakibatkan perusahaan kekurangan cash flow.
6. Supaya lebih aman sebaiknya pakailah software accounting atau software khusus distributor agar lugi laba diketahui dan mengurangi kekeliruan pencatatan di bagian penjualan, pembelian, keuangan dan bagian gudang.

Semoga poin-poin tersebut di atas memiliki manfaat dan menjadi inspirasi bagi pembaca.

SOFTWARE ACCOUNTING MASUK PROGRAM ENTREPRENEURSHIP DI UNIVERSITAS CIPUTRA

Sejak dini para mahasiswa Universitas Ciputra setiap hari rabu, khusus untuk pembelajaran dan mentoring entrepreneurship sudah diajari Financial planning, dan tidak hanya melulu fakultas yang berkaitan dengan accounting. Di Ciputra program entrepreneurship wajib diikuti seluruh mahasiswa dari berbagai fakultas. Oleh sebab itu para mahasiswa diwajibkan untuk menghitung keuangan bisnis dengan software accounting, dengan demikian para mahasiswa sudah dikenalkan sejak awal mengenai program software accounting. Pengenalan ini tentu saja untuk memberikan wawasan bagi para mahasiswa bahwa bisnis wajib dibantu oleh tools yang dapat efektif.

Seperti yang diketahui, pada saat ini tidak semua bisnisman mengerti hal ini. Alasan yang paling utama adalah dengan manual saja bisnis sudah bisa dijalankan. Tetapi ketika bisnis sudah menggurita, seiring dengan pertumbuhan usaha, perusahaan banyak kehilangan uang yang berkaitan ditilep karyawan, diembat oleh customer dan dimanipulasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Semua ini tentunya bersumber pada pembukuan manual yang sudah tidak efektif. Oleh sebab itu software accounting sangat dibutuhkan. Selain dapat menghitung jumlah pembelian, penjualan, stok barang di gudang, arus kas keluar dan masuk serta mengontrol pencatatan secara terintegrasi sehingga dapat mengurangi kecurangan, kehilangan dan kebocoran yang diakibatkan kelalaian dan ketidak bertanggung jawaban karyawan.

Software accounting sangat powerfull apabila dipakai oleh bisnis skala menengah sampai besar. Sehingga sangat tepat apabila Universitas Ciputra dalam program entrepreneurshipnya mulai mengenalkan software accounting ini untuk pembelajaran  Mahasiswa di Universitas Ciputra. Apabila dari pembaca ingin mendapatkan informasi mengenai software accounting yang dipakai oleh mahasiswa Universitas Ciputra silahkan klik link ini konsultasi gratis software accounting . Apabila ingin mendapatkan INFORMASI LEBIH LANJUT melalui telephon silahakan sms ke 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.

CARA EFEKTIF IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING, SOFTWARE PAY ROLL MAUPUN SOFTWARE MANUFACTURING

Implementasi software memang membutuhkan ketelitian  baik pihak perusahaan maupun supplier software. Tidak sedikit perusahaan yang gagal implementasi software, meskipun software secara fitur cukup lengkap, mengapa begitu? Ada beberapa sebab yang tentu saja ketika wawancara dengan pemilik usaha/bagian pengadaan barang dan jasa perusahaan tidak semuanya terindentifikasi dengan baik, sehingga ketika software diimplant ke hard ware dan ketika digunakan malah menjadi malah petaka sehingga aktivitas kiriman produk ke customer jadi banyak yang tertunda karena surat jalan tidak bisa dicetak oleh sebab softwarenya problem. Oleh sebab itu apa yang bisa dilakukan untuk memecahkan masalah seperti ini. Ikutilah langkah-langkah di bawah ini:

Pemilik usaha sebaiknya tidak terburu-buru dalam memutuskan pembelian software tertentu. Tetapi paling utama adalah menanyakan apakah dari pihak pemilik software menyediakan seorang business analyst. Seorang bisnis analis dapat melakukan pengecekan di perusahaan dengan detail sehingga diketahui bagian mana yang perlu menggunakan lisensi dan bagian mana yang tidak sama sekali karena tidak ada proses input. Pengguna lisensi seperti ini akan diidentifikasi oleh Bisnis analis supaya ketika membeli software tidak terlalu banyak lisensinya.

Kalau vendor software tidak memiliki seorang Business analyst, sebaiknya carilah seorang konsultan bidang menajemen agar dapat membantu melakukan mapping proses bisnis yang ada di perusahaan/ Dengan demikian dapat menghindari training karyawan yang berkepanjangan dalam penggunaan software.

Apabila keduanya tidak ditemukan, maka sebaiknya perusahaan melakukan pengecekan terhadap fungsi-fungsi dalam organisasi, jangan sampai setiap individu yang bekerja tidak memiliki job des yang jelas. Adanya job des yang jelas ini memudahkan seorang trainer software dibanding tidak mengetahui fungsi-fungsi dalam organisasi. Boleh diketahui agar efektif software yang digunakan bisa dimaksimalkan hak aksesnya. Artinya setiap karyawan tidak bisa sembarangan melihat fitur atau pekerjaan karyawan lainnya. Misal bagian gudang tidak bisa seenaknya melihat laporan keuangan perusahaan. Supaya tidak bisa melihatnya tentu fitur-fitur ini di kunci dengan memberikan pasword bagi yang memakai fitur-fitur ini.

Semoga beberapa poin informasi diatas dapat membantu para pebisnis dalam mengembangkan bisnisnya. ditulis oleh : Frans M. Royan ( bisnis analis, konsultan software dan konsultan manajemen)

CARA EFEKTIF AGAR UANG PERUSAHAAN TIDAK DIBOBOL KARYAWAN

Koran Surya tanggal 28 Juli 2015 menerbitkan berita mengenai seorang karyawati membobol uang persusahaan sebesar Rp 620 juta. Pembobolan diketahui setelah dilakukan audit internal. Peristiwa terjadi sejak Mei 2015 karyawati sudah membobol sebesar Rp 50 juta, Juni Rp 73 juta, Juli Rp 115 juta, Agustus Rp 59 Juta, September Rp 96 juta, Oktober Rp 87 juta, November Rp 62 juta, Desember Rp 74 juta, dan Totalnya sebesar Rp 620 juta. Setelah mengetahui hal seperti ini sebenarnya siapa yang salah?

Ada dua pendapat yang berbeda sesuai tinjauannya. Jika meninjau di sisi karyawan, pasti salah karyawan karena karyawan tidak punya moral, menggunakan kesempatan dalam kesempitan, menggunakan wewenang untuk menangnya sendiri, serta salah-salah lain yang tentu saja buat karyawan tersebut hingga dipenjara 2,5 tahun atas perbuatannya. 

Tinjauan kedua, kalau boleh menyalahkan, perusahaan juga salah. Kenapa pembobolan yang sudah terjadi sejak bulan Mei baru diketahui di bulan Desember. Itu menunjukan kesalahan perusahaan yang kurang memperhatikan keselamatan perusahaan itu sendiri. Perusahaan sudah lengah dengan sistem manajemennya sendiri yang tidak dikelola dengan pendekatan manajemen resiko. Perusahaan membiarkan karyawan dengan gampang mengambil uang perusahaan, perusahaan dengan sembrononya dalam mengelola keuangannya. Singkat kata, perusahaan tidak ada sistem security yang cukup baik dan mampu menghadang dan memperkecil peluang kejahatan yang dilakukan karyawannya. Bisa jadi perusahaan selama ini dioperasionalkan secara manual tanpa tools yang dapat mengontrol posisi keuangannya. Atau perusahaan tidak mendesain sistem menajamennya agar dibagian keuangan tidak sampai kebobolan.

Persoalan ini sudah sering terjadi akibat dari pelitnya perusahaan untuk menginvestasikan dananya untuk membeli seperangkat software yang sangat penting dalam menekan resiko kebobolan keuangannya. Mungkin pelajaran di bawah ini cukup baik untuk menjadi inspirasi bagi pengusaha yang saat ini sedang galau atau sedang menghadapi persoalan yang sama seperti diatas.

Perusahaan contoh ini kebetulan dua tiga tahun yang lalu mengalami hal yang sama seperti perusahaan diatas. Uangnya juga dicuri oleh bagian financenya sendiri. Setelah dianalisa, ternyata ada yang keliru di bagian ini. Finance menjadi pekerja tunggal yang menerima setoran penjualan, memegang faktur penjualan serta membukukan penerimaan penjualan. Tentu saja inilah biang keladinya sehingga ia juga kebobolan.

Setelah pembobolan terjadi, dia panggil konsultan untuk membantu agar tidak kebobolan. Lalu dia cerita langkah-langkah yang dilakukan konsultan adalah :

1. Konsultan mendesain fungsi jabatan dengan cermat, dengan memisahkan pemegang uang fisik, giro dan cek dengan seorang pencatatan. Dengan mekanisme, finance hanya menerima Uang tunai, giro atau cek. Bagian accounting akan mencatat setiap penerimaan yang diperoleh oleh bagian finanace. Begitu pula untuk berkas dokumen penjualan (invoice) diserahkan seorang yang khusus memegang dokumen itu saja, yaitu admin AR. Lalu bagian penjualan juga tidak diserahkan ke tiga fungsi jabatan itu, tetapi sudah ke orang lain yang khusus jualan, yaitu bagian marketing.
2. Setelah didesain konsultan lakukan implant software accounting yang dapat membantu pencatatan secara automatis mulai pembelian, penjualan, pencatatan kas masuk dan kas keluar, penerimaan uang dari collector, penerimaan uang dari jualan lain-lain, setoran ke bank masuk ke akun masing-masing. Semua bisa dibaca oleh pemilik usaha dari internet meskipun dalam posisi berada di Luar kota atau Luar Negeri. Uang keluar masuk, uang di bank dapat diikuti melalui program software accounting yang dibelinya.

Nah, setelah dua poin di atas sudah dilakukan, maka sekarang pengusaha tersebut tidak wawas akan kejadian tersebut diatas. Apalagi ada audit internal dan external yang terus memeriksa secara berkala. Bukan ketika terdapat kecurigaan baru diperiksa, bukan pula investasi/ membeli seperangkat software setelah kejadian, semua itu pasti terlambat. Semoga renungan ini menjadi manfaat bagi pembaca dan bisa dishare ke orang-orang yang membutuhkan. Penulis : Frans M. Royan (0818521172, email : groedu@gmail.com)

CARA EFEKTIF MENDAPATKAN KONSULTAN SOFTWARE SOLUSI BISNIS

Software solusi bisnis bukan hanya software accounting yang selama ini banyak ditawarkan lewat media masa koran, tabloit maupun iklan lainnya. Termasuk yang lewat internet. Software solusi bisnis dapat berupa software accounting itu sendiri, bisa pula software khusus manufacturing atau pabrik. Lalu software pay Roll & HRD, atau software promosi yaitu sms blast. Ini adalah sebagian software yang umumnya dipakai oleh berbagai industri baik trading, retail maupun manufacturing. Hanya masalahnya banyak kendala yang dihadapi oleh pemakai software akibat langsung berurusan dengan programer yang mengaplikasikan di perusahaan.

Seperti yang diketahui di perusahaan tidak memiliki proses bisnis yang sama dengan perusahaan lainnya. Inilah yang menjadi kendala sehingga, aplikator software menjalankan perintah lakukan instalasi, training setelah itu selesailah sudah tugasnya. Tidak semudah itu ternyata, banyak hal-hal kecil yang ternyata tidak diperhatikan. Misalnya setiap karyawan tidak memiliki fungsi yang terspesialisasi, sehingga semua karyawan memiliki hak akses yang sama. Pekerjaan tumpang tindih ini bisa mengakibatkan program di software error. Sehingga harus menghubungi trainer dan aplikator software, dan karena yang dilayani trainer dan aplikator cukup banyak. Seringkali pengguna software terlambat untuk dilayani, sementara pekerjaan di kantor menumpuk bukan main. Software akhirnya ditinggalkan dan karyawan bekerja dengan pola yang lama. Maka gagalah penggunaan software di perusahaan apabila software house tidak memiliki tim maintenace yang cukup handal. 

Bagaimana mengatasi hal ini agar tidak terjadi kekacauan pada saat pertama kali menjalankan software untuk bisnis kita.

Carilah konsultan yang bisa menganalisa bisnis proses yang ada di perusahaan, sebab dari hasil analisa yang dilakukan akan muncul beberapa hal yang menunjang pengaplikasian software. Antara lain : struktur organisasi yang ideal, job description yang terspesialisasi, job specification karyawan untuk setiap posisi apakah sudah tepat, flow proses bisnis yang ideal, dan hal-hal berkaitan dengan laporan yang dibutuhkan akan dianalisa. Dengan diperolehnya laporan seperti ini maka pengaplikasian  software dapat dilakukan dengan baik. Begitu pula dengan training penggunaan software bisa lebih terarah.

Serta yang paling penting dari semua itu, hak akses penggunaan software dapat di-setting dengan baik, dengan demikian keamanan data dapat terjaga dengan baik. Oleh sebab itu sebaiknya tidak mengambil resiko dengan harga murah software, tetapi cek kembali khususnya di sisi layanan maintenance, awal aplikasi prosedurnya bagaimana, apakah ada pendampingan dari konsultan manajemen atau tidak. Semua itu menjadi pertimbangan agar semuanya bisa berjalan lancar. Sedangkan bagaimana cara efektif untuk mendapatkan konsultan di sistem manajemen?

1. Pilih konsultan yang memiliki pengetahuan dan pengalaman sedikitnya dibidang software solusi bisnis, pernah mendesain sistem perusahaan dan implant software serta memantau perjalanan bisnis yang telah didesain sistem manajemen dan teraplikasi dengan software bisnis.
2. Konsultan sedikitnya juga seorang praktisi yang pernah bekerja dengan perusahaan Nasional maupun multi nasional Company.
3. Konsultan yang saat ini juga memiliki bisnis dibidang software dan aplikasi lainnya.
4. Konsultan juga telah menangani berbagai Industri yang beragam.

Apabila dengan informasi ini masih belum mendapatkan manfaat atau kesulitan menemukan konsultan yang dimaskud, segeralah email ke groedu@gmail.com dan telphon ke 0818521172. Semoga bapak/ibu bisa terbantu.

BEBERAPA PENYEBAB GAGALNYA IMPLANT SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN MANUFACTURING, DISTRIBUTOR, DAN RETAIL

Seorang programer software mass production mengeluh betapa sulitnya ketika melakukan implant software di perusahaan. Permasalahan yang dihadapi adalah perusahaan merasa sudah tahu banyak tentang "harus bagaimana" tetapi tidak tahu "bagaimana melakukan". Programer diundang tujuannya adalah menyelesaikan ketidakefektipan pekerjaan di perusahaan. Setelah terdapat pencocokan antara fitur software dan kebutuhan yang ada di perusahaan. Biasanya terjadi kesepakatan dalam penggunaan software. Tetapi betapa terkejutnya software yang tadi sudah dipilih dan dinyatakan akan membantu banyak di perusahaan, ternyata tidak bisa berjalan dengan baik. Setelah dicek, ternyata beberapa hal yang menjadi penyebabnya. Beberapa penyebab kegagalan tersebut antara lain :

1. Fungsi jabatan karyawan masih kacau tidak ada batas pemisah antara satu dengan yang lainnya. Cenderung, setiap fungsi bisa melakukan fungsi jabatan yang lain. Kondisi tidak terspesialisasi ini membuat sulitnya implan software di perusahaan. Seperti yang diketahui, agar software dapat digunakan secara maksimal, diperlukan hak akses yang tidak sama satu dengan yang lainnya. Tujuannya kenapa tiap fungsi tidak boleh berfungsi seperti fungsi jabatan lain, supaya hak akses ke software jelas. Ada tanggung jawab dan keamanan data yang bisa dijamin, sebab software mampu memunculkan rekam jejak telusur resiko-resiko manipulasi yang dilakukan oleh karyawan. Dengan menspesialkan setiap fungsi jabatan, tangung jawab karyawan jelas. dan implant software akan sesuai dengan alur program.
2. Kecenderungan karyawan tidak mau bekerja sesuai fungsinya. Kalau hal ini tidak diatur terlebih dahulu, maka implant software semakin sulit. Program yang semestinya bisa berjalan dengan baik oleh karena karyawan tidak bekerja sesuai fungsinya, maka kemacetan program bisa terjadi. Level staff sering diidentifikasi menyebabkan software yang ada di perusahaan tidak bisa dijalankan. Apalagi jika ditunggangi oleh tujuan-tujuan lain yang ternyata mensabot kepentingan perusahaan.
3. Flow input - proses dan output belum didesain dengan benar, sehingga terdapat kesulitan ketika lakukan implementasi. Misalnya ketika marketing lakukan penjualan prosedurnya diijinkan jika penjualan tunai barang bisa langsung diambil di gudang. Nah, di program yang standard tidak seperti itu. Semua penjualan baik tunai dan kredit selalu melalui pintu input sales order, setelah sales order diinput, diterbitkan invoice, pada saat ini dengan data yang sama di software bisa dicetak surat jalan (BAST-red : Berita Acara serah terima barang). Surat jalan inilah yang bisa dipakai untuk ambil barang di gudang. Dan orang gudang tidak bisa sembarangan keluarkan barang jika tidak ada surat jalannya. Begitu pula sebaliknya jika di gudang tidak ada stok, apabila menjual dengan tunai atau kredit, sales order tidak bisa diinput begitu pula tidak bisa cetak invoice dan surat jalan.
4. Diperusahaan juga tidak ada yang mengotorisasi kegiatan yang berkaitan dengan dokumen/form-form sehingga kalau terjadi masalah tidak ada yang bertanggung jawab. Sehingga perlu penunjukan seorang yang bertanggung jawab untuk hal ini. Apabila belum ada wajib dibentuk, dan apabila tidak dibentuk akan sulit konsultant software mengarahkan pengendalian hak akses di software, pencetakan form-form dan siapa yang menbgendalikan form-form.

Oleh sebab itu sebelum tahap implementasi software accounting perlu indentifikasi awal mengenai desain sistem manajemen beserta flownya, supaya penggunaan software accounting bisa dilakukan dengan lancar. Perlu diingat bahwa software accounting tidak hanya berkaitan dengan kegiatan pencatatan keuangan semata, tetapi mencakup aktivitas lainnya yang meliputi : penjualan, pembelian, Inventory, job costing (proses produksi sederhana), serta pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan. Apabila bapak/ibu sudah memakai software tetapi belum berjalan lancar, silahkan cek ulang kondisi-kondisi diatas. Apabila masih belum menemukan penyelesaian yang tepat silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.

MANFAAT DAN PENTINGNYA SOP UNTUK PERUSAHAAN DISTRIBUTOR DAN MANUFACTURING

Pembuatan SOP tentunya sangat membantu perusahaan disisi operasional sehingga ketika perusahaan ditinggalkan oleh karyawannya karena cuti, mengundurkan diri, atau adanya halangan lainnya perusahaan masih bisa dioperasikan dengan bantuan SOP. Adanya SOP perusahaan akan dalam posisi :

1. Terdapat aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
2. Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
3. Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)                            

SOP memiliki isi antara lain :

1. Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha, analisis dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Konsultan akan mencari informasi sejelas dan selengkap mungkin dari karyawan langsung maupun pimpinan dan bahkan pada pemilik perusahaan secara langsung.
2. Mendesain kembali struktur organisasi, Job des, job spesikasi setiap jabatan dalam organisasi dan identifikasi proses bisnis yang ada di perusahaan.
3. Survei, melakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Melakukan juga interview bila diperlukan.
4. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
5. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan.
6. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri bersama konsultan dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
7. Draft SOP, menyiapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
8. Persetujuan, meminta persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

TRAINING SOP

Lebih kepada pengenalan SOP yang sudah disusun beserta pembuatan check-list agar SOP bisa dilaksanakan dengan baik.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Konsultan akan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Apabila bapak/ibu membutuhkan jasa kami dalam pembuatan SOP, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com

PANDUAN MEMILIH SOFTWARE ACCOUNTING UNTUK PERUSAHAAN BARU

Sekarang ini peluang usaha semakin banyak yang dicari pemilik modal. Peluang usaha yang sudah dijajaki dan didirikan akan memiliki peluang yang cukup besar untuk berkembang apabila cara pengelolaannya sudah tentu sudah sangat benar. Namun apabila cara pengelolaannya tidak benar maka usaha yang didirikan akan berumur seperti jagung. Kemarin berdiri mungkin esok tumbang. Oleh sebab itu rancanglah manajemen bisnis dengan benar agar usaha yang dijalankan benar-benar bisa berkesinambungan. Langkah-langkah utama yang harus dilakukan sebelum berusaha adalah :

1. Risetlah peluang pasarnya termasuk pangsa pasar yang akan dibidik.
2. Kalau jadi follower maka pelajari kesuksesan para pionir di bisnis yang sedang kita cari. Pelajari pula kegagalan dari para follower lainnya dalam bisnis yang sama dan yang sudah tumbang.
3. Tinjauhlah permodalan usaha sehingga kita bisa menentukan skala bisnis yang akan dibangun.

Dirikan usaha dengan mempertimbangkan hal-hal di bawah ini :

1. Leader yang akan kita ajak kerja sama di dalam usaha ini, jika kita mau berpartner. Tapi kalau mau dikelola sendiri, tinjaulah diri sendiri bagaimana nanti cara memimpin dan membawa perusahaan sesuai dengan kaidah sukses yang kita inginkan.
2. Buatlah sistem manajemen dengan memperhatikan : struktur organisasi, job des dan job spesifikasi, flow chart kerja dan SOP-nya, lembar-lembar kerja lainnya dan aturan main lainnya.

Pilihlah software yang bisa menunjang usaha apabila usaha diinginkan dapat berkembang menjadi usaha yang beranak-pinak. Maka yang perlu diperhatikan dalam memilih software accounting adalah dengan langkah-langkah berikut :

• Pelajari proses bisnis yang ada di perusahaan yang dibangun, mulai input -proses dan output. Karena proses bisnis ini sangat menentukan dalam memilih software termasuk budget yang dibutuhkan. 
• Tinjaulah fitur-fitur software dasar yang ada di dalam software, apabila kita memilih software yang sudah jadi antara lain : pembelian, penjualan, laporan keuangan, inventory, laporan-laporan pendukung lainnya. Bisa on line atau tidak, kalau kita punya lokasi banyak hal ini perlu dipertimbangkan supaya kita bisa meng-up date penjualan secara real time dan laporan pengeluaran secara real time pula.
• Tanyakan berapa banyak maintenace peoplenya sebab hal ini sangat berpengaruh pada maintenace software yang kita butuhkan. Khususnya apabila software yang kita gunakan adalah software tailor made. Kalau software yang sudah jadi, umumnya untuk software yang sudah teruji memiliki tim khusus dalam memaintenace software di setiap klien yang ada.
• Sesuaikan dengan budget yang kita muliki ketika akan memilih software yang kita butuhkan. Jangan enggan sampaikan budget yang kita miliki sebab konsultan software akan membantu apabila budget dari pihak klien ingin disesuaikan tanpa mengurangi optimalisasi software yang akan dibeli.

Nah, poin-poin di atas adalah hal-hal penting yang mesti kita perhatikan agar pemilihan software accounting yang mau kita beli selaras dengan kebutuhan dan budget yang kita miliki. Semoga artikel ini bermanfaat, apabila ada beberapa informasi tambahan yang ingin didapat silahkan sms ke 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Selamat sukses!

MEMAKSIMALKAN PROFIT DISTRIBUTOR MELALUI PEMFOKUSAN WILAYAH PENJUALAN

Seperti dalam aktivitas peperangan, distributor yang ingin menang dalam peperangan pasti akan  mempertahankan wilayah penjualannya. Wilayah penjualan yang dimiliki adalah wilayah penjualan yang telah dikuasakan oleh principal. Oleh sebab itu distributor akan memaksimalkan wilayah itu untuk dikerjakan sedemikian rupa agar tidak ada distributor lain yang mengusiknya. Namun dalam perjalanannya, tidak semua distributor memperhatikan yang satu ini. Upaya-upaya principal untuk mendorong distributor agar mengerjakan dengan maksimal suatu wilayah penjualan sampai batas-batasnya, seringkali tidak mendapat tanggapan yang baik, sebab distributor akan mempertimbangkan antara lain :1) Jarak tempuh yang akan dilalui, sehingga membutuhkan biaya bahan bakar tidak sedikit. 2) Wilayah ternyata tidak memiliki potensi cukup baik untuk produk principal, sehingga distributor selangkah demi selangkah mundur. 3) Distributor tidak memiliki portofolio produk yang cukup memadai sehingga menyebabkan wilayah penjualan itu tidak dikerjakan dengan maksimal.

Sebenarnya ada beberapa solusi yang ditawarkan kepada distributor agar distributor bisa meraih laba maksimal. Dimana sebenarnya dalam operasionalnya distributor memang sangat membutuhkan profit. Tawaran yang mungkin adalah menghandle wilayah distribusi yang tidak potensial dan sangat jauh jaraknya dengan kantor pusat distributor, yaitu dengan menggunakan metode penunjukan sub-distributor. Metode ini sebenarnya lazim dan principal sudah memahami dan pastinya sudah tertuang dalam  memorandum of understanding (M.O.U) ketika sedang melakukan kerja sama. Namun dalam praktek, distributor enggan lakukan hal itu karena dengan menyerahkan kepada sub-distributor berarti margin distributor akan terkurangi, terutama wilayah penjualan jauh yang omzet penjualannya tidak cukup untuk biaya operasional, sementara itu distributor tidak memiliki produk gabungan. Nah, persoalan ini tentunya menjadi dilema bagi distributor yang menginginkan laba maksimal, sementara itu ia harus menyerahkan penjualannya pada distributor lainnya.

Di bawah ini akan dibahas panjang lebar beberapa alasan mengapa wilayah penjualan perlu dikelola dengan baik. Mengapa menggunakan sub-distributor dan mengapa pula distributor harus membuka depo? Keuntungan maksimal apakah yang bisa diberikan kepada distributor jika wilayah penjualan itu bisa dikerjakan dengan baik? Penjelasan di bawah ini akan menjawab semuanya.

Pemaksimalan wilayah penjualan

Pemaksimalan wilayah penjualan wajib dilakukan oleh distributor, sebab wilayah penjualan sebenarnya adalah hadiah dari principal. Pada prinsipnya ternyata distributor lebih menyukai wilayah yang lebar dibanding yang sempit. Jika wilayah penjualan lebar maka distributor bisa memiliki peluang untuk menjual lebih banyak. Tapi ingat jika produk membutuhkan distribusi yang rapat seperti Fast moving consumer good (FMCG), wilayah yang luas justru menjadi bumerang. Tidak semua distributor menyukai wilayah yang lebar, apalagi jika principal menuntut untuk melakukan distribusi secara detail. Inilah tanggung jawab distributor jika bersedia untuk mengerjakan wilayah yang luas. Konsekuensi yang harus ditanggung adalah menyediakan sales force tambahan dan armada delivery, tentunya agar wilayah yang luas itu bisa dicover secara sempurna. Jika tidak dilakukan, maka dengan sendirinya principal akan mengkalkulasi ulang mengenai wilayah penjualannya.

Nah, untuk mengatasi hal ini, tentunya distributor harus menghitung kekuatan dirinya sendiri. Jika tidak memiliki sumber daya yang ada seperti sales force, dan armada delivery, maka pilihan wilayah yang sempit akan lebih menguntungkan. Kecuali distributor memiliki wilayah cover yang memang luas, dan distributor telah siap dengan infrastrukturnya. Nah, apakah wilayah yang kecil ini justru dapat memperkecil keuntungan yang diterima seperti fenomena selama ini? Tentu saja tidak, jika distributor memaksimalkan wilayah penjualannya. Seperti distributor melakukan penjualan dengan cara mengcover semua pelanggan sedetail mungkin, dengan cara membuat peta kerja yang detail. Peta kerja ini bisa dilakukan dengan memilah wilayah sedemikian rupa agar sales force tidak lengah untuk mengerjakan setiap jengkal lokasi pelanggan yang ada.

Jika distributor produknya singgle memang tidak akan membawa dampak yang cukup baik. Tetapi jika distributor memiliki produk yang cukup banyak itemnya, maka pengcoveran wilayah yang sempit dan dilakukan maksimal akan membawa dampak pada keuntungan yang maksimal. Mengapa bisa terjadi hal ini? Kalau wilayah lebar tetapi jumlah pelanggan yang dicover oleh sales force jumlahnya sama dengan jumlah pelanggan yang dicover sales force dengan wilayah sempit, maka pemberian wilayah yang lebar akan percuma. Sebagai contoh di wilayah A distributor seharusnya memiliki pelanggan secara normal 5000 pelanggan, tetapi sales force hanya mampu mengcover 2000 pelanggan saja. Sementara itu di wilayah yang sempit sales force distributor bisa mengcover sebanyak 3000 pelanggan. Jelas melihat gambaran hal ini, maka wilayah sempit lebih menguntungkan, apalagi kalau 3000 pelanggan tersebut semuanya termasuk outlet aktif.

Jadi wilayah besar dan kecil akan berpotensi tergantung dari cara distributor dalam mengerjakannya. Outlet yang ada di setiap wilayah akan berproses dan menjadi besar tergantung dari campur tangan distributor dalam memberdayakannya. Pemberian wilayah penjualan dari principal ini sebenarnya hadiah, tergantung distributor bagaimana mengelolanya. Jika wilayah kecil distributor bisa mengelolanya dengan baik, maka distributor akan mencetak uang banyak. Jika diberikan wilayah yang lebar, maka distributor juga akan mencetak uang lebih banyak, kalau wilayah lebar itu bisa dikelolanya dengan baik.

Wilayah penjualan besar atau kecil akan bermanfaat dan akan memberikan kontribusi laba cukup baik jika distributor bisa mengelola wilayah itu dengan baik. Jadi sebenarnya hal paling utama yang menjadi perhatian distributor adalah bukan seberapa besar wilayah yang diberikan, tetapi seberapa mampu distributor mengelola wilayah itu, tentunya dengan strategi yang cukup baik dalam mengerjakannya. Misalnya distributor sudah memetakan wilayahnya dan memberikan sales people sesuai dengan beban kerjanya. Setelah itu distributor juga telah mengevaluasinya dalam kurun waktu tertentu. Kalau semua itu sudah dilakukan dan tidak membawa hasil, maka semua nantinya akan dikembalikan kepada principal sebagai pemilik barang. Nah, lebih lanjut bagaimana selama ini principal mengulurkan tangannya. Produk bisa laku dan memberikan profit kepada distributor jika principal juga turut serta dalam proses ”pembesaran” omzet distributor. Misalnya memberikan program promosi, iklan, memperbantukan Merchandiser, SPG serta sumber daya lainnya untuk bersama-sama dengan distributor mengembangkan brand produk, sehingga penjualan produk mencapai titik puncak di wilayah penjulan distributor.

Untuk mengetahui seberapa besar peningkatan yang didapat oleh distributor, yaitu dengan melihat sales turn over produk dan marginnya. Jika sales turn over produk cukup tinggi dan margin baik disertai ongkos-ongkos yang minimal, maka laba distributor dengan sendirinya akan meningkat. Wilayah lebar dan kecil sekali lagi tergantung dari bagaimana distributor merawatnya. Jika produk selalu didistribusikan dengan baik. Pengiriman 24 jam kerja dan display di toko-toko tidak pernah sampai stock out, maka distributor wajib menikmati laba yang diinginkan. Tetapi jika tidak memperhatikan penyediaan produk, karena sales forcenya mungkin tidak memadai, maka hal yang mungkin terjadi adalah ”keluhan” jika profitnya tidak cukup.

Memperhatikan penyediaan produk di toko-toko di wilayah penjualan yang telah dikuasakan oleh principal amat sakral, sebab keberhasilan distributor adalah dilihat seberapa banyak distributor memberikan kontribusi pada principalnya dalam bentuk volume penjualan. Mungkin ada pertanyaan, kalau produk sudah didistribusikan tetapi volumenya tidak mendukung, bagaimana? Principal pasti akan mencari bandingan dengan wilayah yang serupa. Jadi, distributor yang berhasil mencetak laba maksimal tentunya dengan sendirinya memberikan kontribusi kepada principalnya.