CARA EFEKTIF AGAR UANG PERUSAHAAN TIDAK DIBOBOL KARYAWAN

Koran Surya tanggal 28 Juli 2015 menerbitkan berita mengenai seorang karyawati membobol uang persusahaan sebesar Rp 620 juta. Pembobolan diketahui setelah dilakukan audit internal. Peristiwa terjadi sejak Mei 2015 karyawati sudah membobol sebesar Rp 50 juta, Juni Rp 73 juta, Juli Rp 115 juta, Agustus Rp 59 Juta, September Rp 96 juta, Oktober Rp 87 juta, November Rp 62 juta, Desember Rp 74 juta, dan Totalnya sebesar Rp 620 juta. Setelah mengetahui hal seperti ini sebenarnya siapa yang salah?

Ada dua pendapat yang berbeda sesuai tinjauannya. Jika meninjau di sisi karyawan, pasti salah karyawan karena karyawan tidak punya moral, menggunakan kesempatan dalam kesempitan, menggunakan wewenang untuk menangnya sendiri, serta salah-salah lain yang tentu saja buat karyawan tersebut hingga dipenjara 2,5 tahun atas perbuatannya. 

Tinjauan kedua, kalau boleh menyalahkan, perusahaan juga salah. Kenapa pembobolan yang sudah terjadi sejak bulan Mei baru diketahui di bulan Desember. Itu menunjukan kesalahan perusahaan yang kurang memperhatikan keselamatan perusahaan itu sendiri. Perusahaan sudah lengah dengan sistem manajemennya sendiri yang tidak dikelola dengan pendekatan manajemen resiko. Perusahaan membiarkan karyawan dengan gampang mengambil uang perusahaan, perusahaan dengan sembrononya dalam mengelola keuangannya. Singkat kata, perusahaan tidak ada sistem security yang cukup baik dan mampu menghadang dan memperkecil peluang kejahatan yang dilakukan karyawannya. Bisa jadi perusahaan selama ini dioperasionalkan secara manual tanpa tools yang dapat mengontrol posisi keuangannya. Atau perusahaan tidak mendesain sistem menajamennya agar dibagian keuangan tidak sampai kebobolan.

Persoalan ini sudah sering terjadi akibat dari pelitnya perusahaan untuk menginvestasikan dananya untuk membeli seperangkat software yang sangat penting dalam menekan resiko kebobolan keuangannya. Mungkin pelajaran di bawah ini cukup baik untuk menjadi inspirasi bagi pengusaha yang saat ini sedang galau atau sedang menghadapi persoalan yang sama seperti diatas.

Perusahaan contoh ini kebetulan dua tiga tahun yang lalu mengalami hal yang sama seperti perusahaan diatas. Uangnya juga dicuri oleh bagian financenya sendiri. Setelah dianalisa, ternyata ada yang keliru di bagian ini. Finance menjadi pekerja tunggal yang menerima setoran penjualan, memegang faktur penjualan serta membukukan penerimaan penjualan. Tentu saja inilah biang keladinya sehingga ia juga kebobolan.

Setelah pembobolan terjadi, dia panggil konsultan untuk membantu agar tidak kebobolan. Lalu dia cerita langkah-langkah yang dilakukan konsultan adalah :

1. Konsultan mendesain fungsi jabatan dengan cermat, dengan memisahkan pemegang uang fisik, giro dan cek dengan seorang pencatatan. Dengan mekanisme, finance hanya menerima Uang tunai, giro atau cek. Bagian accounting akan mencatat setiap penerimaan yang diperoleh oleh bagian finanace. Begitu pula untuk berkas dokumen penjualan (invoice) diserahkan seorang yang khusus memegang dokumen itu saja, yaitu admin AR. Lalu bagian penjualan juga tidak diserahkan ke tiga fungsi jabatan itu, tetapi sudah ke orang lain yang khusus jualan, yaitu bagian marketing.
2. Setelah didesain konsultan lakukan implant software accounting yang dapat membantu pencatatan secara automatis mulai pembelian, penjualan, pencatatan kas masuk dan kas keluar, penerimaan uang dari collector, penerimaan uang dari jualan lain-lain, setoran ke bank masuk ke akun masing-masing. Semua bisa dibaca oleh pemilik usaha dari internet meskipun dalam posisi berada di Luar kota atau Luar Negeri. Uang keluar masuk, uang di bank dapat diikuti melalui program software accounting yang dibelinya.

Nah, setelah dua poin di atas sudah dilakukan, maka sekarang pengusaha tersebut tidak wawas akan kejadian tersebut diatas. Apalagi ada audit internal dan external yang terus memeriksa secara berkala. Bukan ketika terdapat kecurigaan baru diperiksa, bukan pula investasi/ membeli seperangkat software setelah kejadian, semua itu pasti terlambat. Semoga renungan ini menjadi manfaat bagi pembaca dan bisa dishare ke orang-orang yang membutuhkan. Penulis : Frans M. Royan (0818521172, email : groedu@gmail.com)