Terkadang banyak hal yang tidak kita ketahui sebagai pengguna Software. Keinginan kita jika berkaitan dengan akunting yaitu software bisa mencatat kas keluar dan masuk, software bisa mencatat penjualan customer, selebihnya kita tidak tahu, mungkin bisa juga mencatat stok, dan terlepas dari itu ternyata software memiliki banyak sekali fitur yang membuat bisnis kita menjadi sangat efektif. Oleh sebab itu sebelum memilih sebuah software sebenarnya identifikasi awal dahulu kebutuhan dari perusahaan. Nah, cara mengindentifikasi secara praktis gunakanlah langkah-langkah seperti di bawah ini :
- Cek terlebih dahulu proses-proses yang ada di dalam perusahaan. Proses paling inti biasanya meliputi : apakah ada penjualan, ada administrasi keuangan, pembelian dan ada proses produksi. Urutkan input - proses dan output dari pada input tersebut. Misalnya ketika kita menginput penjualan maka terdapat proses lanjutan, penyiapan barang di gudang, kemudian aktivitas delivery. Ini adalah serangkaian input yang kemudian memunculkan aktivitas lainnya. Cek-lah apakah ada kebutuhan seperti ini. Untuk perusahaan yang berbasis penjualan/trading biasanya ada proses seperti diatas. Jika perusahaan anda diluar itu, maka identifikasi mulai input - proses dan outputnya.
- Cek pengguna software yang ada di perusahaan. Caranya cek struktur organisasi yang ada di perusahaan, di sana ada level apa saja. Apakah ada manager, supervisor, staff atau karyawan outsourching, sebab dengan mengetahui struktur organisasi ini kita dapat mengidentifikasi siapa yang nanti akan mengunakan software tersebut. Mengetahui hal ini tentu saja berkaitan dengan license yang akan dibeli pada perusahaan software. Lalu berkaitan dengan budget yang harus disediakan untuk membeli software yang akan dipakai.
- Cek kemampuan dari karyawan kita. Jangan paksakan pada karyawan yang ternyata belum bisa komputer secara basic, sebab untuk mengoperasikan software minimal user bisa komputer secara basic. Dengan memiliki kemampuan komputer secara basic, maka aplikasi software akan bisa dilaksanakan dengan baik, begitu pula trainer bisa dengan lancar mengajarkan input yang harus dilakukan oleh user (penginput) yang diajarkan oleh pihak trainer/konsultan software.
- Sekali lagi cek agar usaha kita mengaplikasikan komputer di perusahaan bisa berjalan dengan lancar adalah dengan "apakah ada satu orang" yang nanti akan menjadi Management representatif yang memiliki hak akses ke semua fitur software. Sebab pada software tidak semua wilayah bisa diketahui oleh staff, misalnya wilayah keuangan yang mencakup laba. Dengan adanya Management Representatif yang akan memegang hak akses, berarti sudah ditemukan satu orang yang akan membuka hak akses supaya software yang dipakai nantinya bisa maksimal disisi securitynya.
Poin-poin diatas adalah poin-poin penting sebelum kita memutuskan untuk pembelian software. Apabila bapak/ibu masih belum cukup dengan informasi diatas, silahkan bapak ibu dapat menghubungi konsultan software kami di 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Semoga artikel ini sangat membantu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar