CARA SUKSES MENGELOLA BISNIS KELUARGA

Tidak gampang memang untuk mengelola bisnis keluarga, sebab bisnis keluarga memiliki kerumitan tersendiri. Masalah karyawan yang sudah lama ikut perusahaan sehingga ketika kita masuk sebagai pemimpin di perusahaan itu tidak dianggap oleh mereka, bahkan kebijakan-kebijakan yang harus dibuat. Kesannya mereka menganggap generasi penerus adalah generasi yang tidak mengerti dengan bisnis yang sedang dijalankan itu. Oleh sebab itu banyak akhirnya generasi penerus mengalami kesulitan dalam mengelola perusahaan dengan baik dan benar. 

Sebelum mengalami kegagalan seperti itu, sebaiknya ikuti langkah-langkah seperti di bawah ini :

1. Jika masuk ke perusahaan sebaiknya tetap menghormati orang-orang yang bekerja di tempat itu khususnya yang sudah lama bekerja. Ambil hati mereka dan buat mereka simpati kepada kita dengan berkomunikasi yang baik dan tidak ada muatan perintah kerja. Anggap mereka sebagai teman dalam bekerja.
2. Lakukan semua pekerjaan di semua bagian dan tidak memilih-milih sehingga mengenal lebih dekat karyawan perusahaan. Serta anggaplah anda sebagai karyawan perusahaan dan bukan pemilik.
3. Janganlah memimpin dan menunjukan seperti Bos, sehingga harus menuruti semua perintah yang sedang dilakukan. Sebaliknya meminta tolong mereka untuk membantu akan lebih pas dibanding memberikan intruksi.
4. Apabila sudah memahami semua pekerjaan yang ada di perusahaan, lalu ambilah spesialisasi yang mau dikerjakan. Apabila latar belakang pendidikan adalah manajemen keuangan sebaiknya ambil kedudukan yang berkaitan dengan keuangan, apabila latar belakang pendidikan di pemasaran maka masuklah ke dunia pemasaran ini. Dengan begitu anda sebagai generasi penerus memiliki spesialisasinya. Tetapi apabila tidak bisa semuanya anda handel sendiri sebaiknya gunakan pengurus-pengurus yang ada untuk bertanggung jawab dan anda mendelegasikan wewenang -penuh pada mereka.
5. Mintalah orang tua sebagai generasi perintis mengumumkan keberadaan anda sebagai bagian dalam organisasi itu, dengan demikian tidak salah persepsi dan karyawan sudah mengetahui dengan jelas kehadiran anda di perusahaan. Sebaliknya jika anda tidak mengkomunikasikan, maka kepemimpinan anda sebagai generasi penerus tidak mendapat dukungan bahkan ditentang.
6. Apabila sudah masuk ke dalam organisasi sebagai bagian dari mereka, maka mengubah sistem manajemen yang ada akan lebih mudah. Ubahlah perusahaan keluarga itu meliputi : sistem manajemennya, pakailah tools atau software yang bisa menghitung laporan keuangan dan sebagainya. Dengan demikian perusahaan dapat dijalankan dengan cara yang sistematis.

Poin-poin di atas adalah poin-poin yang sangat membantu dalam meneruskan dan demi suksesnya perusahaan keluarga yang anda kelola. Apabila artikel ini masih kurang memberikan pemahaman yang lebih detail, sebaiknya hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. (penulis : Frans M. Royan, SE,MM adalah konsutan manajemen bisnis yang telah banyak membantu ratusan klien sejak tahun 2005)

JANGAN BIARKAN DISTRIBUTOR ANDA BANGKRUT

Saat ini tidak dapat dielakan lagi, ancaman bangkrut hampir dialami oleh distributor yang kurang memperhatikan efektifitas dalam kinerjanya. Beberapa hal yang menyebabkan kenapa distributor terancam bangkrut? Masalah penjualan yang semakin hari semakin menurun. Selain itu beban operasional yang tetap membuat kinerja distributor semakin berat. Lalu, ditambah lagi banyaknya kebocoran yang terjadi didistributor yang berkaitan dengan piutang penjualan yang mulai banyak yang tidak terbayar. Lalu pekerjaan di Distributor sangat lambat karena semua dilakukan manual.

Bagaimana mengatasi hal ini? Beberapa tips mengatasi agar distributor kita tidak bangkrut antara lain.

1. Mulailah mencari porduk baru yang dapat mendongkrak penjualan. Lakukan audit terhadap principal mitra kerja sama kita. Sebaiknya tidak mempertahankan principal yang omzet kecil tetapi banyak permintaan, seperti penyediaan salesman harus ekslusif sehingga membebani perusahaan dalam membayar gaji salesman. Lalu mitra kerja sama yang tidak mau membayar biaya-biaya promosi, dan semua harus memakai uang distributor. Hindarilah hal ini.
2. Mulailah tinjau ulang setiap biaya yang menjadi beban perusahaan, sehingga dengan beban ini perusahaan akhirnya membayar cukup banyak hal-hal yang tidak perlu. Misalnya masalah listrik, masalah telphon, bahan bakar, serta pembelian-pembelian yang tidak penting. Biaya operasional tetap akan dikeluarkan tetapi cek ulang seberapa perlu semua biaya-biaya itu.
3. Hindarilah kebocoran-kebocoran yang tidak seharusnya terjadi. Misalnya kesalahan pencatatan piutang penjualan di buku penerimaan, serta piutang penjualan bad debt yang disebabkan oleh pelanggan yang kabur atau bermasalah lainnya. Segeralah pertimbangkan untuk menggunakan software apabila memang dibutuhkan, melalui software semua bisa dicatat dengan baik. Mulai dari umur piutang, pelunasan piutang dan nama-nama customer secara historinya dapat dilihat dalam software yang sangat membantu kinerja perusahaan. Hostori pembayaran piutang sangat penting dalam menentukan kebijakan pelanggan diberikan kredit ulang atau tidak. Dengan demikian perusahaan akan terhindar dari piutang bermasalah.
4. Dengan adanya software, persediaan di gudang juga dapat dipantau dengan baik. Oleh sebab itu selain bisa dilakukan stok opname yang praktis, adanya software sangat membantu dalam pengendalian kehilangan di gudang.
5. Piutang penjualan fisik juga bisa diamankan dengan baik melalui stok opname piutang penjualan fisik. Jadi dengan adanya software maka pemilik distributor bisa diringankan. 

Kenalilah gejala-gejalan distributor mulai diancam bangkrut yang terdiri dari : laba perusahaan menurun, penjualan menurun, banyak piutang bad debt terjadi, dan karyawan sudah mulai tidak termotivasi dalam bekerjanya. Namun semua ini bisa diatasi apabila kita memiliki pencatatan lebih baik lewat bantuan software dan pengelolaan manajemen yang baik sedemikian rupa. Nah, untuk menuju hal itu apabila sulita dilakukan maka sebaiknya mintalah bantuan konsultan manajemen atau konsultan solusi bisnis yang handal. Atau carilah informasi ke : groedu@gmail.com dan klik : www.konsultanmanajemenusaha.com semoga usaha anda tidak jadi bangkrut oleh bantuannya.

PENTING HADIRNYA SEORANG BUSINESS ANALYST AGAR IMPLANT SOFTWARE BERHASIL

Beberapa hal yang sering tidak diketahui oleh calon pengguna software, dan kenapa akhirnya mereka gagal menggunakan software. Pengguna software khususnya accounting selalu memilih yang murah meriah bahkan yang gratis. Ada yang bilang ada barang ada rupa, bukan itu saja yang dimaksud di sini. Bahkan yang penting fungsi dari software itu sendiri, sedangkan kapasitas, data base, fitur-fitur menjadi nomer dua. Baiklah, itu semua memang keinginan pelanggan yang penting murah meriah, dan software bisa dipakai. Itu adalah tipe pelanggan yang pertama.

Lalu bagaimana tipe pelanggan yang kedua. Tipe pelanggan yang kedua selalu menginginkan software accounting khususnya adalah software yang cukup baik dan bagus. Masalah harga menjadi masalah nomer dua.

Permasalahan keduanya kemudian muncul, ternyata membeli software baik yang murah dan mahal memiliki problem yang sama, yaitu ketika diimplementasikan terjadi problem. Problemnya apa? Software yang digunakan tidak efektif, sebab pekerja masih melakukan pekerjaan-pekerjaan lamanya yaitu menggunakan program Excel, yang nota bene pekerjaan sebelumnya. Sehingga dengan adanya software, karyawan malah memiliki pekerjaan yang bertambah. Padahal tujuan dari penggunaan software adalah membuat karyawan bekerja dengan ringan dan efektif.

Lalu problem lainnya adalah pemilik usaha ternyata kurang memahami apabila tidak semua orang harus melakukan input data sehingga lisensi yang dibutuhkan tidak sebanyak pada saat ini, karena tergiur dengan program penjualan penjual software akhirnya banyaknya lisensi/user yang bisa semuanya menginput data maka rusaklah software tersebut. Sebagai contoh, untuk buku besar, di software sudah bisa menghitung secara otomatis. Sedangkan karyawan tetap memaksa akan membuat buku besar seperti melakukan pekerjaan sebelumnya.

Problem yang sering ditemui lainnya adalah semua orang bisa mengakses pekerjaan atau fitur-fitur yang bukan menjadi wewenangnya, hal ini menjadi rahasia perusahaan terbuka untuk umum. Ini disebabkan keinginan pemilik usaha, bahwa semua orang/karyawan wajib bekerja. Padahal menggunakan software tidak semua orang boleh input. Sebab di software hanya berlaku satu inputan. Misalnya penjualan, input sales order, tidak perlu input invoice dan faktur pajak. Cukup menggunakan data sales order maka bisa cetak invoice dan faktur pajak, bahkan surat jalannya. Dis software hanya perlu 3 poin utama yaitu input, cetak dokumen dan membaca laporan. Nah, hal ini dikarenakan ketidaktahuan implementor harus menerapkan hak akses untuk setiap karyawan.

Lalu bagaimana atasi hal ini? Pemilik usaha membutuhkan BA (Business Analyst) yang akan membantu mulai fungsi jabatan karyawan, flow dokumen yang akan dikerjakan, serta siapa yang membaca laporan. Dengan adanya seorang Business Analyst, software dapat diimplant dengan lancar tidak perduli harga software tersebut.  Business Analyst akan memetakan setiap fungsi di perusahaan sesuai dengan software yang digunakan. Begitu pula dengan laporan yang dibutuhkan perusahaan dapat dikaitkan dan disesuaikan. Khususnya program akunting yang jadi di sana terdapat ratusan laporan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam operasional bisnisnya. Semoga artikel ini dapat membantu pembaca. Kuala Namu Airport, Medan. Frans M. Royan